När vi som agila coacher blir tillfrågade om hur vi jobbar, blir det lätt en berättelse om vad vi gör på dagarna. Då blir det fokus på aktiviteter och metoder, men det är ju inte kärnan av det vi vill uppnå. Sedan pratar vi om det agila mindsetet och dess principer, men det blir inte så begripligt det heller. För hur jobbar vi egentligen? Så nu när vi, Bodil och Cecilia, jobbat tillsammans i nästan ett år så satte vi oss ner för att beskriva hur och varför vi egentligen gör som vi gör. Vi hoppas det kan inspirera er!
Bild 1: Önskat läge
Vårt önskade läge, bild 1, utgår från att lyssnaren ska få den bästa upplevelsen. Syftet med teknik- och utvecklingsverksamheten är att ta fram bästa möjliga produkter för lyssnare och användare. Det är teamen som gör arbetet. Vi vill därför ge varje team de bästa förutsättningarna och sätter dem i centrum. Scrum master och produktägare finns där för att stödja teamen och bevaka deras och produktens gemensamma intressen.
Eftersom det är flera och komplexa produkter i en föränderlig värld räcker det inte med ett team utan det behövs många team som också kommer ha beroenden till varandra. Så långt som möjligt ska de vara självgående och kunna arbeta oberoende av varandra. Oftast behöver vi acceptera vissa beroenden som inte går att komma undan.
Som en bas och stöd, har vi ledningen. Ledningen skapar förutsättningar för teamen så att de kan koncentrera sig på produkterna, dess utveckling och kontakten mot användare.
Ledningen identifierar och tydliggör det långsiktiga perspektivet i form av mål, vision och strategi. Det skapar tydlighet och lugn i prioriteringar och kontinuerliga förändringar som behöver göras. Ledningen ansvarar även för att vi håller oss till lagar och förordningar samt har arbetsgivaransvar och ekonomiska ansvaret. I ett önskat läge är det här frågor som kontinuerligt justeras och kommuniceras för att skapa förutsägbarhet i organisationen och därmed inte påverkar teamens kapacitet nämnvärt.
Det här är optimerat utifrån att teamen skall få de bästa förutsättningarna för att kunna koncentrera sig på att utveckla de bästa produkterna för användarna.
Bild 2: Nuläge
Nuläget, bild 2, har, i de flesta företagen, sitt ursprung i en linjeorganisation. I linjeorganisationen är tanken att organisationen utgår från en central punkt. Det är bra när vi vill ha kontrollen samlad. Då kan vi från den punkten rensa och sortera information och se till att alla får samma uppgifter och att inga misstag görs inför ett beslut. Och som man lätt förstår, i en stor organisation blir det ofta tungrott. För att lösa det delar man upp organisationen i flera delar och lägger områden som exempelvis ekonomi parallellt då man ser det som ett parallellt system. När det fortfarande har varit för tungrott har vi lagt produktorganisationen parallellt också med en eller flera product managers med var sin produktledning där produktägare från teamen ingår. Det som då händer är att längst ner i organisationen är det samma människor som skall rapportera och kommunicera i alla dessa parallella system. De har fullt upp med att uppfylla behov i alla dessa parallella system dvs rapportera och springa på möten. Eftersom produkterna ständigt förändras, så behövs människors kompetens också i flera olika produktområden. Det som ursprungligen var tänkt att vara en enkel och tydlig organisation har blivit trassligt och svårt att förstå vad som gäller.
Bild 3: Mot ett önskat läge i många små steg
Det går inte att ta sig från nuläget till önskat läge i ett stort språng. Vårt arbetssätt för att förstå nuläget innebär att vi också gör saker ihop med människorna i organisationen. Vi håller kanske en utbildning, coachar några team eller observerar möten för att ge återkoppling. Till att börja med är aktiviteterna sådant som man inom organisationen identifierat att man vill ha hjälp med. I detta arbete samlar vi samtidigt information om hur det fungerar just här och vad vi tror skulle behöva förändras.
Nu har vi börjat identifiera nuläget och kan därmed bidra med våra tankar och kunskaper om vad som kan ta organisationen mot det önskade läget. Vi tittar då på möjliga nästa steg mot det önskade läget. Vad behövs göras och vad är möjligt att göra? När vi identifierat några saker att börja med och genomfört dessa behöver vi reflektera och se vart vi har kommit vilket då blir ett nytt nuläge. Beroende på vart förändringen har rört sig och vad vi har lärt oss på vägen, öppnar sig nya möjligheter för vad som är möjligt att göra för att ta ett till steg mot önskat läge. På detta sätt jobbar vi kontinuerligt iterativt och utforskande framåt med förändringen. Vårt mål är att också lära organisationen detta kontinuerliga iterativa utforskandet så att vi på sikt inte behövs utan att organisationen själv har det inbyggt. På så vis drivs förändringen vidare.
Även det önskade läget behöver identifieras tillsammans med kunden och eftersom allt förändras behöver det, precis som nuläget, revideras och uppdateras kontinuerligt.
Så, istället för att människorna närmast produkten hamnar i flera parallella organisationer vill vi ge dem mandat och ansvar över sitt eget arbete. Det kan vi lyckas med om vi bygger trygga team som har kompetens, kapacitet, autonomitet och beslutsförmåga. Ledningen kan då släppa kontrollen och ägna sig åt att skapa förutsättningar för teamen. Det kan vara många olika saker; gemensamma verktyg, tillräcklig information för beslut, ny kompetens etc, etc. Ledningen behöver fortfarande vara närvarande och insatt i produkten, de ska stödja inte styra, då kommer mål vision och strategi hjälpa teamen att fatta kloka beslut och driva produktutvecklingen framåt. I de organisationer som detta lyckas uppstår magi!
För att nå det önskade läget krävs såklart uthållighet och en tro på att det kommer lyckas. Förändringen behöver ske i små steg och det behöver vara steg som organisationen är mottaglig för. Samtidigt förändras andra saker och produkten behöver utvecklas och förbättras så det är hela tiden en avvägning vad vi mäktar med just nu. I det önskade läget finns den här förändringen ständigt med i hela organisationens kultur, i allt som görs. Agila coacher hjälper till att hitta vägen dit. De ska vara ett stöd både för team och ledning att våga, att hålla i och hålla ut samt bidra med ett utifrån perspektiv då de inte sitter i teamen eller i linjen. De kan lära organisationen att förändra sig själv och att det blir ett arbete som ständigt pågår, förändringen blir en del av vardagen. Vårt mål på ett uppdrag är därför att på sikt inte behövas längre, vi vill skapa organisationer som förstår det önskade läget och sitt nuläge så att de själva kan jobba med vilket steg som nu är lämpligt att ta för att fortsätta förändringen.
Vi tror på det här sättet att skapa förändring, det kan upplevas som ett långsamt sätt men i längden blir det hållbart och därmed snabbt. Hur ser det ut hos dig, jobbar du med att förändra din organisation mot ett önskat läge? Hur gör du då?
