Organizations and teams today are under pressure to organize in a way that shortens time to deliver, accelerates innovation, lowers development cost, and increases operational efficiency. Since “You get what you organized for”, it’s important to take the time to choose which principles you want to guide your efforts. By using a set of proven Agile Organizational Design Principles, you can increase the odds of becoming faster to learn and quicker to deliver!
In this webinar Kari Kelley guides us through three critical Agile design principles that can help provide a systemic approach for pushing decision-making power into the organization to help increase speed to deliver customer value faster and more accurate.
And the interesting story is: What can we learn from looking at how restaurants are organized and how they function?
Mia gästar i detta avsnitt TealPodden där hon lyfter problemen kring bristande incitament för samarbete som leder till att organisationer idag har svårt att leverera strategiskt. Hon ger här tips om hur vi kan ta bort hinder för samarbete så att organisationer istället kan leverera det organisationen ska uppnå. Hon berättar också om begreppet Beyond budgeting som genom 6 olika processer och principer hjälper oss att hantera VUCA.
I företag idag finns problem med att de som ska leda inte leder speciellt strategiskt. Upplevelsen hos individen själv kan ofta vara att de leder strategiskt, men i själva verket leder de mer taktiskt. De leder inom sin egen avdelning där de har mandat och många gånger utan något större långsiktigt fokus. Varför individen ändå upplever att den leder strategiskt, beror sannolikt på att personen gör det den kan inom befintliga ramar.
I dagens situation är det absolut nödvändigt att leda strategiskt och långsiktigt. Ändå skapar vi rapporteringsvägar, strukturer och organisationskartor som gör att vi fortsätter leda enbart taktiskt och kortsiktigt. Att man inte leder tillräckligt strategiskt och långsiktigt lyfts ofta upp i företag som ett problem, men de som har mandat att förändra gör inte det eftersom det är svårt att göra själv. Det gör att folk håller sig i fållan, eftersom de vill agera “rätt”. Men ibland händer det att någon modig tar risken att ses som rebell, eftersom det ofta krävs att de går under radarn och är kreativa för att åstadkomma strategiska långsiktiga värdefulla resultat för organisationen i stort. Detta agerande är inte sanktionerat och inte heller politiskt “rätt” därför är också risken är stor att bli bestraffad.
Detta är del två kring ämnet hur vi leder med tydlighet och får med oss teamet. Vilket inte är helt lätt! För vi tror ju många gånger själva att vi är tydliga, men egentligen kanske vi skapar förvirring genom att vara otydliga. Som chef kan och bör du ta en faciliterande roll med dina team. Det är viktigt att team själva får komma fram till innehållet. Men kan du släppa taget och hur opartisk är du egentligen kring innehållet?
Facilitera genom att inte styra eller ge svar
Företag pratar om hur viktigt det är att låta de som arbetar med en uppgift få bestämma hur det ska göras. Att facilitera handlar om att hjälpa en grupp nå framgång utan att ge några svar eller styra gruppen i en viss riktning. Vilka utmaningar skapar det här för dig i din chefsroll? Och varför är det ens viktigt? Jo, för om du varvar mellan att ställa frågor och själv komma med ideer och synpunkter kan du upplevas som manipulativ. Som att du i själva verket har en agenda, men vill få gruppen att tro att du inte har det. Det är inte att utöva klart ledarskap!
Den snabba takten i affärsvärlden medför stora utmaningar, både i ledarskap och organisationers förmåga att möta de nya kraven. Dandy People har länge framgångsrikt hjälpt organisationer att ställa om för att bli snabbrörliga och kundcentrerade. Nu startas ett nytt bolag för att förse företag med chefer och ledare med de ledarförmågor som behövs för att dagens organisationer ska vara framgångsrika.
I dagarna släppte organisationen Techsverige en rapport som lyfte det ökade behovet av nya specialister inom tech. Men för att en organisation framgångsrikt ska kunna möta nutidens krav måste hela organisationen ställa om. Och detta ställer höga, och många gånger helt nya, krav på chefer och ledare.
”De stora utmaningar vi ser i de flesta organisationer idag bottnar i problem kring organisationen och ledarskapet”. För att kunna möta och hantera den tekniska utvecklingen behöver arbetet ofta ske på tvären i dagens organisationer, där medarbetarna tar fram lösningar tillsammans för att man ska lyckas. Det är här de stora förändringarna behöver göras för att öka det faktiska värdet som organisationen behöver leverera. “Vi kan inte bara tillsätta nya specialister, hela systemet behöver förändras för att fungera på ett bättre sätt,” berättar Mia Kolmodin, VD och grundare av Dandy People.
Många av oss ledare tycker att vi är rätt tydliga när vi leder. Sedan märker vi att folk känns förvirrade och vi kan inte sätta punkten på vad det handlar om, och till slut undrar vi vad som händer. Är det de andra som har svårt att förstå, eller är det du som faktiskt skapar förvirringen genom att vara oklar? Ja, oavsett anledning är det bara dig själv du kan förändra.
Det är tex. en konst att inte vara bias dvs ha fördomar som grumlar oss och vårt omdöme, att utforska andras perspektiv för att faktiskt på djupet förstå andra, och att hitta en gemensam grund och skapa klarhet kring situationer.
Att vara bias
Att vara bias leder till att vi drar förhastade slutsatser. Det skapar skav i våra relationer med andra. Det räcker att hjärnan en gång skapat ett mönster för att den ska använda mönstret framöver om vi inte stoppar den. Titta bara på hur vi matas med samma information när vi en gång sökt på den på sociala medier som fortsätter att mata oss med samma information och till slut tror vi att den ensidiga informationen är sann, för varför skulle den annars dyka upp så ofta?
Något som blockerar vårt lärande är skuld. Det är lätt att skylla på andra när saker går fel. När ett viktigt samtal går fel så kan vi känna oss frustrerade det är lätt till att beskylla andra för den känslan. Tex när vi sitter i ett ledningsgruppsmöte och säger något som retar upp resten. Om vi bara omformulerat budskapet, så hade det definitivt tagits emot annorlunda. Om XXX varit mer mottaglig och sett det underliggande budskapet du ville får fram så hade resultatet blivit annorlunda…. Problemet är att skuldkänslan blockar vårt lärande, och även om vi får någon sorts återkoppling från gruppen så tar vi inte riktigt emot den. Vi ska snart gå in på varför.
I team uppstår olika dysfunktioner när teammedlemmarna inte ges chans att lära känna varandra, eftersom man då inte heller visar sig sårbar. Det i sin tur leder till konflikträdsla som skapar en konstgjord harmoni. Eftersom konflikträdslan hämmar viktiga debatter så skapar det reservationer hos teammedlemmarna som då leder till ansvarsflykt. Människor engagerar sig inte i det som ska göras om de inte förstår varför. Oförmågan att avkräva ansvar leder till resultatblindhet. Därför är det viktigt att hantera dessa dysfunktionerna i team så att teamen faktiskt kan nå bra resultat och trivas på sina arbetsplatser.
Many times we (as Agile coaches) quickly discover that the Agile frameworks used in our client organizations are deeply incompatible with…
The nature of their work
The flow of their work
Their overall organizational context
And the list goes on!
This is especially challenging when the organization has chosen to quickly scale a single framework with brute force while using a one-size-fits-all approach without considering systemic root causes to their performance issues. In my experience, this often happens when management aims to address symptoms that manifest at their flight level for immediate pain relief and inadvertently neglect to probe more deeply into systemic causes.
As a result, the teams doing the work struggle through these mandated ways of working that ultimately lead to more problems than they solve!
This blog post is about my experience when Kanban was a better fit than Scrum, the SAFe caused more problems than it solved, and the organization was afraid to let go and let teams explore what Agile Ways-of-Working works best for them.
I’ll be sharing pieces of the journey that led to a 300% improvement in Lead Time along with three key questions that can help keep you on track if you find yourself in a similar spot, which are as follows:
#1: What problem were you brought in to solve? And what Agile good practices could help?
#2: Is the problem actually the problem? Or is it a symptom of something else?
#3: If it is a problem, are the current Ways-of-Working helping or hindering? What does the nature and flow of work tell you? What about the organizational context?
This blog post is structured according to those questions where I share the success story that came from carefully answering each one. Hopefully the article will be helpful resources if you find yourself navigating through the same murky waters!
#1: What problem were you brought in to solve? And what Agile good practices could help?
Like most Agile Coaches, I started by seeking to understand the measurable problem I was brought in to solve. And because the client wanted quick results, I also looked for what Agile good practices might help to secure some early wins.
In the specific experience I’m drawing upon for this blog post, this was, “We need to improve this department’s predictability to at least 80%”.
The landscape
The teams were using Scrum in a SAFe set-up based on a decision 5 years ago to centralize everything Agile under one big SAFe roof. Managers and stakeholders seemed to like using PI planning as a really large batch transfer that happened every 3 months. The outcome amounted to quarterly Gantt charts from each team detailing at a User-Story level how they intended to work on the massive influx of work items the business pushed onto them to complete. Although stakeholders actively invited the Product Managers and Product Owners “to say no” to taking on more work then they could handle, during my interviews I learned that the unspoken cultural norms made it very unsafe to do so.
What the data showed
Team interviews and high-level value stream maps indicated that, like most organizations, the teams were flooded with work due to a push-based system, features were bundled into projects creating very large batches, and there was a lack of prioritization due to minimal program or even backlog management. The result was a push-based system that was “going through the motions” of Lean Agile but not experiencing the benefits.
Although Scrum is a pull-based system, it wasn’t being used in that way. To get the system heading back into the right “pull-based” direction, I recommended we start with some known good practices for balancing capacity with demand and optimizing flow, such as unbundling features from projects to work in smaller batches, practicing regular backlog refinement, implementing clear definitions of ready and done, and implementing some good program management practices that include prioritization.
I also recommended that we work on creating T-Shaped team members so work wouldn’t grind to a halt if people were sick, on holiday, or chose to leave the team.
T-shape that describes how to form teams consisting of members with expert knowledge together with members with good enough knowledge of the issue.
What I did not expect
Although the Agile Coach and Product leadership team agreed with my assessment and recommendations, which I expected, the team-of-teams did not! They were firm on their stance that adopting such practices would not address the root cause to their pain points. Moreover, they disagreed with management’s assessment that they have a predictability problem.
As a coach, this was interesting territory. I was brought into drive change in a team that believes no change is needed and doesn’t agree with the measures used to gauge their performance.
After a few honest discussions with the team, I found myself asking the following question:
#2: Is the stated problem actually the problem? Or is it a symptom of something else?
din organisation har utmaningar att säkerställa rätt beslut och prioriteringar för alla samlade produkter och team (helhetsbilden)
din organisation har svårt att se om affärskrav faktiskt kan realiseras
det är svårt att få till en ekonomistyrning där produkten hamnar i fokus
ni har svårigheter att få till ett rullande strategiskt planeringsarbete
er förflyttning från projektorganisation till produktorganisation har stannat av.
Om du känner igen dig, vill du nog fortsätta läsa hela caset där ATG delar sin resa mot att kunna möta upp omvärldens förändrade krav. Här har en mer effektiv och tydligare produktstyrning med produkter, affärsutveckling och team i fokus skapat förutsättningar för ännu högre konkurrensförmåga att erbjuda världens bästa spelupplevelse på en konkurrensutsatt spelmarknad.
Inledning
Den här resan började egentligen för flera år sedan. Många nuvarande och tidigare medarbetares insatser och engagemang har varit avgörande för att ge ATG rätt möjligheter och förutsättningar att vara där man är idag. Den här populärvetenskapliga fallstudien (i bemärkelsen att på ett lättsamt och förenklat sätt beskriva medarbetares upplevelser av förändringsarbetet) avser att beskriva vilka hinder, strategier, tillvägagångssätt, nya strukturer, lärdomar, framgångsfaktorer och effekter man har önskat samt uppnått.
ATG har vuxit under flera år i både affärsrelaterade produkter och kanaler, vilket skapat större grad av komplexitet internt i beroenden och koordinering. Detta har upplevts som hinder för att göra en större förflyttning. Det fanns tidigt en önskan och strävan att ta nästa steg till en effektivare och tydligare produktstyrning som skulle bidra till ATG:s vision och mission och man ville göra det med en strategi som grundade sig i agila arbetsmetoder. Produkterna och affärsutvecklingsprocessen utgör kärnan i ATG:s konkurrenskraft som måste fortsätta förbättras för att bibehålla konkurrensförmågan. Omvärlden förändras allt snabbare. Kunder, partners, och myndigheter skapar både nya krav och affärsmöjligheter vilket skyndsamt behöver bemötas.
De nya strukturer som vuxit fram det senaste året har skapat en stabil grund som redan har satts på prov i hur man kan hantera förändringar tvärs hela organisationen på ett mycket mer effektivt sätt. Avsikten är att beskriva hur ATG har byggt en förmåga genom en styrmodell för att kunna hantera och ge stöd till förändringar på ett strukturerat sätt. Förut kunde ett nytt krav eller initiativ som krävde snabb prioritering inte ge oss samma förståelse för hur det slår på helheten, så som vi försöker få kontroll på idag. Vilket också kommer underlätta för oss att fatta rätt grundade beslut på rätt plats.
Strategi, tillvägagångssätt
För att uppnå målen om en effektivare och tydligare produktstyrning användes en strategi och tillvägagångssätt som varit grundad i enkelhet och pragmatik. Fokus har legat långt bort från verktyg och ramverk, snarare i en framväxande strategi med stöd i egenformulerade agila principer som legat i linje med ATG:s manifest och företagskultur. Syftet har hela tiden varit att förenkla komplexa problem till hanterbara delar som en kärngruppering sedan arbetat med i kortare cykler. Kärngrupperingen, en tvärfunktionell konstellation (som vi här kallar programgruppen) av chefer med tydligt mandat och insikter i olika nödvändiga perspektiv i den kommersiella affären, ekonomiska, IT-utveckling, har gemensamt utforskat och upptäckt behov i ett kontinuerligt lärande med stöd av en Agil Enterprise coach.
En helt avgörande faktor har varit att aktivt sponsorskap i ATG:s ledningsgrupp. Under en intensiv inledande period arbetade programgruppen med små hanterbara delar som på veckobasis förde en dialog tillsammans med CFO, CCO och CIO för att få stöd i ramar och riktning. Parallellt testades de prototyper man arbetade fram genom att involvera nödvändiga kompetenser och perspektiv vilket också gav en mer proaktiv förändringshantering. Det minimerade riskerna att fatta fel beslut, missa nödvändiga perspektiv och byggde löpande ett större förtroende i organisationen.
Strategin och tillvägagångssättet har varit att mötas i perspektiven utan att förändra organisationen, vilket också minimerade en mer komplex förändringsledning. Det blev viktigare att tillämpa befintliga forum och redan etablerade hållpunkter i årshjul där agendan skruvades om, nya hypoteser och prototyper ersatte befintliga arbets-/tillvägagångssätt vilket gjorde att förändringarna blev successiva och lättare kunde justeras på vägen.
Vilka upplevda hinder och problem hade ATG?
ATG hade under flera år vuxit i både affärsrelaterade produkter och kanaler för att möta kundernas efterfrågan och hade snabbt utvecklats till ett bolag med större grad av komplexitet internt i beroenden och koordinering. Som en konsekvens uppstod behov av att hantera hinder som stod i vägen för att göra en större förflyttning mot en tydligare och mer effektiv produktstyrning. Produkterna och affärsutvecklingsprocessen är fundamentet i ATG:s konkurrenskraft. Programgruppen kunde identifiera mönster kring hur information, styrning, uppföljning och återkoppling flödade mellan en strategisk och operativ nivå men där avsaknaden av en taktisk nivå som hade helhetsbilden för ATG:s samlade produkter och kapacitet blev tydlig.
Några av de hinder, symptom och upplevda problem beskrivs här i korthet:
Tydliga affärsplaner utifrån produktstruktur saknades. Existerande affärsplaner baserades på budgetstruktur utifrån organisationsindelning och inte efter produkter och produkt-roadmaps.
Förutbestämda initiativ och mindre inflytande nära produkterna
Avsaknad av enhetliga roadmaps som användes i det strategiska arbetet.
Roadmaps utgick från ett önskeläge som inte var förankrat i en realistisk bild av att alla produkter och team inte kan växa samtidigt.
Glapp mellan operativ och strategisk nivå och avsaknad av samlad bild för produkter och kapacitet (team).
Utmaningar i beslutsordningen, behov av detaljerade beslut lyftes direkt från team/PO till ATG:s högsta ledningsgrupp utan konsekvens utifrån helhet.
Många och otydliga beställare.
Begränsad transparens vilket också inkluderar produkternas och teamens hälsostatus.
Produktägare ägde inte hela produktens backlogg utan tog ansvar för affärsmässiga fokusområden medan IT Manager ansvarade för IT:s fokusområden. Där respektive följdes upp på mål utifrån affär och IT-utveckling.
Otydliga kommunikationsvägar. Kommunikationen runt den gemensamma leveransplaneringen hade inget forum att kommuniceras i. Hinder och problem gällande prioriteringar mellan teamens leveransplaner försökte man lösa mellan produktägare. I de fall man eskalerade konflikt, gick det direkt till strategisk nivå som saknade underlag för hur enskilda beslut påverkade helheten.
Supporterande team kom sent in i planeringen vilket påverkade flödet ut mot kund. Man hade inte haft möjlighet att proaktivt kunna vara del i planering.
Gemensamma definitioner saknades vilket gjorde att man pratade om varandra
Vi lever i ständig utveckling och förändring, det som skiljer sig idag är takten. 1870 kom den första analoga telefonen där det tog 100 år att koppla upp 1 miljard användare och ytterligare 25 år att koppla upp 5 miljarder användare. Idag har varje person minst 6 uppkopplade enheter. Vi pratar AI, smarta hem, uppkopplade bilar mm. 2025 antas vi ha zettabyte istället för gigabit. Förändringskurvan är exponentiell, och det beror framförallt på digitaliseringen, globaliseringen och ökad konkurrens. 2020 så tror vi att vi har ca 50 miljarder uppkopplade enheter, ex högtalare, Siri I köket, P-automater som appar, bilar som ringer upp när de krockat, papperskorgar som larmar när de behöver bli tömda.
Det är inte lätt för den mänskliga hjärnan att hänga med, därför blir behovet att flera hjärnor som tänker tillsammans bara högre och högre. Men när människor arbetar tillsammans så uppstår också krockar för att vi inte förstår varandra. Det är också svårt för ledare att få alla med sig och göra sig begriplig var man är på väg. Att leda under konstant förändring.
Att leda team i komplexitet är inte lätt men jag vill lyfta de bästa verktygen som jag sett idag för att göra det. Så jag kommer att gå igenom de två för att sedan visa på hur jag kombinerar dem.
Forskning kring varför vi gör som vi gör
Det finns forskning som tittar på varför människor gör som de gör. Vad det är som motiverar oss, vad som får oss att gå upp ur sängen och göra saker varje dag. Vad det är som gör att någon är benägen att ta ganska stora risker, och någon annan är väldigt försiktig. Det här är något som forskats på både av Deci och Ryan bla. Vår inre motivation och underliggande psykologiska behov.
Vi människor har många lager som påverkar oss, det är väldigt vanligt att vi fokuserat på det yttre lagret – vad vi ser. Dvs vår personlighet, identitet eller typer av beteenden. Under det laget så kommer vi i kontakt med vårt hur – våra värderingar och hur vi är präglade utifrån vårt arv och miljö. Innerst i kärnan finns vårt varför – det som är motorn till våra beslut – vår inre motivation. Allt detta, alla dessa lager samspelar och gör det svårt för oss att kunna sortera ut vad som tillhör vad. Vi kan ha samma “varför” men olika “hur”, det kan vara svårt att utläsa vad vi motiveras av och vad som är inlärt beteende.
Många som lever efter devisen att man ska behandla andra som man själv vill bli behandlad, men inget kan vara mer fel.
Många företag ser nödvändigheten i att bygga lärande organisationer eftersom dagens samhälle ser väldigt annorlunda ut än det tidigare, och de företag som inte utvecklas i hög takt dör och försvinner från marknaden. Paradigmskiftet har tagit oss hit. Saker går avsevärt snabbare, är mer komplext och går inte alltid att förutse.
Medarbetare är den viktigaste tillgången ett företag har, utan medarbetares kunskap är ett företag ingenting. Många företag slåss om arbetskraft som har “rätt” kompetens. Problemet är att “rätt” kompetens idag inte nödvändigtvis betyder rätt kompetens i morgon. Så om vi inte bygger upp organisationer på ett sätt där lärande kan spridas, där folk kan göra nödvändiga förändringar snabbt – utan rigorösa hindrande processer och beslutsstrukturer, så kommer medarbetares kompetens att vara inaktuell och lärandet stagnera i stället för att utvecklas. Det innebär att vi inte längre kan göra skillnad på arbete och lärande.
Skapa förutsättningar för en lärande organisation
Du behöver skapa förutsättningar på flera olika nivåer. Både individ, team och organisationsnivå. Det är viktigt att skapa både lokala förbättringsgrupper där medarbetare i team kan förbättra sitt arbete tillsammans. Utöver det behöver vi även tvärfunktionella förbättringsgrupper där man samlas för att lösa problem i processer och flöden som flera berörs av (tex folk från flera olika avdelningar) tillsammans. Dessutom finns det även behov av tvärorganisatoriska förbättringsgrupper där hela värdekedjor (end-to-end) utvecklas och förbättras i samverkan med kunder och leverantörer.
Individnivå
1. Skapa kontinuerliga möjligheter lärande. Lärandet är utformat för att fungera så att människor kan lära sig i arbetet; möjligheter ges för pågående utbildning och tillväxt.
2. Möjliggör rådfrågan och dialog. Människor får och delar produktiva resonemang för att uttrycka sina åsikter och förmåga att lyssna och undersöka andras åsikter; kulturen förbättras för att stödja frågor, feedback och experiment ännu mer.
Team/gruppnivå
3. Uppmuntra samarbete och lärande i team. Arbetet är utformat för att använda team/grupper för att få tillgång till olika tänkesätt; team/grupper förväntas lära sig och arbeta tillsammans; samarbete värderas av kulturen och belönas.
Organisationsnivå
4. Skapa system för att fånga och dela lärande. Både hög – och låg – nivå strukturella system för att dela lärande skapas och integreras i arbetet; systemen underhålls.
5. Möjliggör individer och teams arbete gentemot en gemensam vision. Människor är involverade i att sätta, äga och implementera en delad vision; ansvaret är distribuerat, nära operationella beslutsfattare så att människor är motiverade att lära det de hålls ansvariga för.
6. Koppla organisationen till sin omgivning. Människor får hjälp att se effekten sitt arbete i hela organisationen; baserat på verkliga data, människor kan själva skanna miljön och använda informationen för att justera sitt arbete. Organisationen är länkad till dess nätverk.
7. Ge strategisk ledning kring utveckling och lärande. Ledare är förebild för, förespråkar, och stödjer lärande; Ledare använder lärande strategiskt för affärsresultat. Se ständigt lärande som en strategisk fördel, inte en kostnad.
8. Arbeta med ständigt utvecklande strategier. Strategier får inte vara statiska utan ta fram flera scenarios och justera eftersom.
Små steg bättre än inget
Att använda sig av de här principerna kommer du långt med. Ta det i små steg, huvudsaken är att du börjar göra saker för att ta er dit. OM organisationen lär sig tillsammans, och förbättrar tillsammans på det här sättet – i stället för i silos och på alla nivåer – så blir det lättare att göra relevanta förändringar och ni kommer ifrån suboptimering. Gör ni det ofta och kontinuerligt så får det enormt stor utväxling i organisationen som alla kan dra nytta av direkt för att hantera komplexitet och snabba förändringar.
Är du en av dem som sitter och har fått till uppgift att bygga upp en Portföljhantering? Känns det stort, stökigt och nästan lite smått omöjligt? Så kan det kännas, men allting behöver inte göras på en gång. Det finns små steg du kan ta som kommer att göra allting mycket mer överkomligt förutom att du kommer igång snabbt.
Vad är Portföljhantering?
Portföljhantering handlar kort och gott om att hantera ett antal produkter företaget har för att minimera risker och maximera affärsnyttan av organisationens arbete. Det innebär att du hanterar områden som investeringar, pågående initiativ, prognoser, kapacitet, kompetenser, hållbarhet, och ofta även er backlog för hinder på den nivån.
Det brukar handla om att ha koll på verksamhetskritiska initiativ, vilka initiativ som behöver pågå, vilka initiativ som stödjer strategi och mål, vad som behöver utvecklas och i vilken ordning, vilken kapacitet som finns och hur vi drar bäst nytta av den, har vi kompetens som krävs, hur framskrider enskilda initiativ och finns det beroenden mellan initiativ att beakta, när förväntas vi få något, när kan vi starta nya initiativ?
1. Få upp, visualisera, sortera pågående initiativ
För att starta igång är det bra att visualisera och få upp pågående initiativ. Koppla dem gärna till vilka team som arbetar med initiativet. På så sätt så får du koll på helheten och kan utröna hur du kan förbättra flödet på dina leveranser. Tex så kommer du att kunna se om folk muliti-taskar eller om det finns mycket beroenden mellan team. Arbetar ett team på flera initiativ så kan du dra slutsatsen att de multi-taskar.
2. Skapa bra förutsättningar, hantera hinder
Portföljhantering handlar även om att skapa förutsättningar för team att kunna arbeta i ett bra flöde. Därför behöver du hantera att de tex. multi-taskar genom att starta upp FÄRRE initiativ annars kanske dina konkurrenters produkter kommer ut före dina, och multi-taskar de på 5 initiativ lägger de mer tid på omställningstiden mellan de olika än de lägger på själva initiativen. Om du kopplar initiativen till din process för att utveckla dem så kan du även mäta hur lång tid varje processteg med för att se vilka förbättringar du kan göra i ditt flöde. Förbättringsarbete och hantering av hinder är en viktig del i Portföljhantering.
3. Skapa en kort-lista
I portföljen vill portföljledningen inte hantera alla initiativen. Då blir ni en trång sektor. Ni vill troligen bara hålla koll på de absolut strategiskt viktigaste initiativen och följa dem. Era fokusområden för kommande halvår-år. Ni vill kunna göra snabba justeringar i dem om det krävs, och ni vill också säkerställa att ni hanterar det teamen har behov av för att få ut dem så snart som möjligt. Det som också måste säkerställas löpande är att de fortfarande är rätt initiativ. Kanske marknaden har förändrats som måste beaktas?
4. Visualisera initiativen
Visualisera var era initiativ befinner sig genom att använda tex en Kanban tavla (som betyder synlig tavla). Syftet med en Kanbantavla är:
Att synliggöra viktiga initiativ i portföljen
Att skapa en struktur som underlättar analyser och beslutsfattande
Att skapa förutsättningar för att begränsa samtidigt pågående arbete (WIP limits) för ett bättre flöde, och säkerställa fokus utifrån högsta prioritering
Att bidra till att begränsa orealistiska förväntningar
Att skapa förutsättningar och underlätta samarbete med intressenter
Exempel på kolumner du kan behöva ha:
Möjligheter – för alla initiativ och ideer
Granskning – initial granskning för de initiativ som är intressanta att arbeta vidare med. Resultatet dokumenteras i en hypotesbeskrivning som är lättvindig med ledande indikatorer och framgångsfaktorer.
Analys – lite mer omfattande utredning med tex effekter. Resulterar i ett lättvindigt business case. Beslut tas om att starta eller inte.
Portföljbacklog – behållare för initiativ som beslutat att genomföras och fått finansiering för ett inkrement. Implementation startar.
Underhåll – för att påvisa att ett initiativ kräver underhåll i produkten även när initiativet är utfört. Arbetet med att sätta upp Portföljkanban görs alltid utifrån de specifika behov som företaget har.
This is a translation of a prior post in Swedish. Se originalinlägget på svenska här >
This post is about the most common way of working for an agile team, namely the Scrum framework. Scrum is a minimal, lightweight framework that gives good support for both new teams and more experienced teams, as well as for organisations with many teams, under the name Scrum at Scale. In this post I show the basics of Scrum, but if you are interested to know more and get the latest correct updates, I recommend the official Scrum Guide >
Scrum is based on empiricism and lean thinking. It provides good support to deliver solutions to complex problems where we cannot predict whether the solution will produce the effect we want. It has become by far the most popular Agile way of working over the past 20 years.
The team can work within software development, product development, or as managers in any sort of organisation. Even functions like HR can benefit greatly from this way of working, or why not healthcare or construction projects? Anyone who works with complex problems where they cannot predict if the solution will achieve the desired result, and cannot plan more than one week in advance, will benefit from working this way of working.
The 5 Scrum values give the team the conditions needed to build a high performing team. If these values are not lived by the team, they will not be able to build and maintain an Agile approach either. Process alone will not bring a team all the way to agility.
Focus All in the Agile team focus on the work in the sprint or the goal for the team.
Courage Agile team members have the courage to do the right thing and work to solve tough problems.
Openness The Agile team and its stakeholders agree to be transparent with all work and challenges that come with doing it.
Commitment Individuals in the Agile team personally commit to achieve their shared goal as a team.
Respect The members in the Agile team respect each other and have trust that all are capable, independent people.
Agile way of working for teams
The process is simple and has few elements and rules, as well as only 3 roles; Product Owner, Scrum Master and Team Member. Regardless of what the team is working on, these roles are used, but depending on what the team’s mission is, the team members have different competencies (more on that below).
Product Owner Responsible for optimising value that the team and organisation deliver. Owns the product backlog, product vision, and has the mandate to make business decisions. NOT a project manager.
Scrum Master A coaching leader for the team and PO. Responsible for facilitating work processes and optimising flow in the team. Helps the team to improve and build a mature and strong team. NOT managing anyone.
Team Members A self-organising team is responsible for “the what” – i.e. the solution. The team works together with the PO to understand the business and customer value and is responsible for how the solution will work to solve the prioritised problem. NOT with individual goals and priorities.
Interview with Mia Kolmodin for the #video edition of Who is #agile (#WIa079)
Yves Hanoulle has been making interviews with Agilists during the past 11 years. Up until last year as books https://leanpub.com/WhoIsAgile with six local country versions. Last year he took it to the next level and started to do video interviews instead. He published 52 videos during the first year. This summer in the beginning of July it was my turn to be interviewed.
The way Yves gets his candidates for upcoming videos is by recommendation from previous interviewees, and I was invited by Mina Boström Nakicenovic ✈️ & Gustav Boström.
The headline for our talk is “The Challenge to relax”, which was on my mind at this time just before vacation.
Att leda människor är inte alltid lätt. Det är många krav på chefer och ledare idag. De flesta vet att psykologisk trygghet är bland det viktigaste, om inte den absolut viktigaste saken att jobba med idag. Men det finns gånger då man som chef verkligen kan känna sig utsatt och ifrågasatt själv.
Ett exempel kan vara när vi ska gå mot tillitsbaserat ledarskap och behöver delegera mycket från att ha varit en toppstyrd organisation som tidigare letts mycket mer detaljerat, då är det lätt att man ifrågasätts som chef och ledare. Speciellt om man anställs till en organisation där det inte är uttalat att man ska jobba tillitsbaserat och man som ny chef kommer dit med sin ledarfilosofi, självklart grundad på goda argument.
Du ifrågasätts
De ifrågasätter varför de inte får svar på sina frågor. Varför en fråga besvaras med en fråga, och man kanske till och med ifrågasätts om du verkligen klarar av jobbet. Det kan kännas förvirrande. Vill inte människor få frihet och autonomi? Vill inte människor få komma fram till saker och ting själva och tillsammans med varandra och vara kreativa? Vill inte folk ta eget ansvar?
Du visar dig sårbar, du vet att det är viktigt när vi ska bygga psykologisk trygghet. Men de anställda (och kanske till och med andra chefer) ser dig istället som svag. Du börjar verkligen ifrågasätta dig själv, och dina intensioner. Du motarbetas ju bara….
Inte bara “mjuka” värden
Att leda tillitsbaserat innebär inte bara “mjuka” värden. När företag startar igång sin resa med tillitsbaserad ledning så ligger ofta fokus på principer du som chef och ledare ska luta dig mot. Många gånger glöms de “hårda delarna” bort. Med hårda delar menar jag saker som tex. rapportering. Förväntas jag rapportera saker när vi leder tillitsbaserat, eller förväntas jag tala om när något är fel? Det finns ofta massor av “hårda delar” som INTE indikerar att man leder med tillit i traditionella organisationer. Om det tex inte finns tillräckligt med transparens i organisationen hur ska vi då förvänta oss att människor upplever att vi leder tillitsbaserat? Medarbetare får svårt att ta ansvar när inte informations som behövs i arbetet finns tillgängligt. Är checklistor som inte skapats av medarbetare tillitsbaserat? Successionsplanering som görs i det dolda, eller beslut som i vissa fall over-ridas av en chef?
Vad du behöver göra är att analysera vilka de “hårda” sakerna är i ditt företag som inte är i linje med det ledarskap ni vill ha, och hantera dem. Annars skapar du förvirring om ledningen (hur vi gör saker på, det “hårda”) inte motsvarar ledarskapet (hur vi förväntas vara, det “mjuka”). Det viktiga är att både ledarskap och ledning går hand i hand.
Om du försöker leda tillitsbaserat i en organisation där inte ledningen (“görandet”) går hand i hand med ditt tillitsbaserade ledarskap (“varandet”) så kommer det att finnas ett skav, och risken är att du uppfattas som opålitlig, fejk och istället blir en destruktiv ledare.
Ofta en stor förändring både i ledarskap och ledning
För många företag är det här en stor förändring då strukturer normalt satts upp efter vår vy på människor som teori X – inte Y. Dvs. efter synsättet att människor är lata och inte vill jobba, att det måste övervakas för att göra det de ska, att de bara kommer för att få sin lön – inte för att de vill jobba, i motsats till teori Y – vyn där man istället tänker att människor har en inre motivation för att jobba, söker ansvar, visar ambition, är kreativa och välkomnar förändringar. (Theory X and Y, McGregor 1960)
De flesta företag har stora kvarlevor från den eran som bara ärvs med. Om du inte hanterar strukturerna så skapar budskapet om tillitsbaserad ledning förvirring. Det blir svårt för människor som får dubbla budskap och det kan även skapa det här ifrågasättandet som jag inledde med i början. Även om du hanterar strukturerna så är det inte helt enkelt att gå från en toppstyrd organisation till en tillitsbaserad organisation. Det ÄR väldigt ovant för dina medarbetare och det tar tid.
Våga stå kvar – och hantera strukturerna
Om du och ditt företag eller organisation inte hanterar motverkande strukturer, utan endast sätter upp ett antal principer som bara blir till ord, och inte handling, så är det bättre att ha kvar nuvarande ledning och styrning. Dvs ni bör då INTE börja leda med tillitsbaserat ledarskap, utan ha kvar det traditionella ledarskapet som går hand i hand med den struktur och ledning ni har. Annars förvirrar ni bara er organisation. Kom ihåg att det viktigaste är att det upplevs hänga ihop.
Vill ni göra förändringen (som också är fullständigt nödvändig för företag idag för att kunna bli mer snabbrörliga) så gäller det att stå kvar, vara modig, ha tillit till processen, involvera, kommunicera, kommunicera, kommunicera och jobba på förändringarna tillsammans. Röj alla hårda hinder i form av strukturer som skaver mot det ledarskap du vill ha. Våga förändra på riktig! Visa det du säger både genom ord och egna handlingar. Det gäller också att alla chefer och ledare står bakom det här och hanterar det tillsammans.
Ett sätt att driva förändringen på är att be medarbetare sätta upp allt som de upplever inte känns tillitsbaserat, visa upp vad som skaver, var nyfikna på varför och hantera det. Involvera medarbetare i hur de tycker att det bör vara istället. Fråga medarbetare kontinuerligt – sker en förändring åt rätt håll – agera på data du får, så att de vill fortsätta ge feedback. Ja, jag vet att det kommer att pröva dig. Att vända ut och in på det mesta och analysera strukturer och se hur de hänger ihop kräver sitt jobb, men det resultat du i slutändan skapar är värt det! Både för dig, dina medarbetare och företaget. Tillsammans kan ni ta ett steg i taget. Det viktiga är inte att göra stora förändringar, utan istället ständigt göra förbättringar där ni utvärderar tillsammans om ni får effekter i linje med de beteenden ni vill se.
Stå kvar, var uthållig och modig! Lycka till!
Så här arbetar vi på Dandy People med att agera som partner till ledare i förändring
För att hjälpa våra kunder att hantera och förändra strukturella hinder på både strategiskt och taktiskt nivå använder vi oss av vår 9-dimensionsmodell (bilden ovan). Här visualiserar ni tillsammans vad som håller er tillbaka och vad som rör er framåt mot den tillitsbaserade organisationen ni vill ha. Hör gärna av dig till oss på Dandy People om du vill ha stöd. Mer om den i den här blogposten: https://dandypeople.com/blog/agile-management-using-the-9-dimensions-model-of-change/
What is it that actually delay our deliveries? What makes people plan for a delivery to take a certain amount of time, and then it takes 3-5 times as long to get them? Is the problem that people are lazy and don’t do what they should? That they are not productive enough? Is it that we are bad so bad at planning and that we need to be even more detailed in our plans to succeed?
No, it’s often about completely different things. What we are trying to deliver is often solutions to complex problems and therefore we can not plan our way to success. Instead we have to try thingsout to see what works or not. Then detailed plans quickly become obsolete. People are not the problem either. They work on it as best they can, but there are other system “errors” that affect us to a very large extent.
The biggest system “errors” for delayed deliverys are
Queues
Batch-size
Variation
Task-switching/Multi-tasking
Handovers
These are the most common reasons why our deliveries are delayed and why people get frustrated and stressed. If the system is set up so that queues are formed, we work with large batches, many variations, and we are forced to task-switch often and pass things on to others – then it is difficult even for those who do their best to deliver on time. Most organizations start several initiatives at the same time. This forces people into task-switching, it builds up queues and it creates variations. In addition, people work in silos, which means that we get a lot of handovers between people, teams, etc. and here, too, people are forced to task-switch and queues are forming.
I will explain them one by one, in more detail, and why they delay deliveries and make forecasting difficult.
Queues
We start with queues. Queues can take many different forms. It is easy to see when people are queuing in a store, or on the highway, but it is more difficult to see queues of information as a queue. A backlog is a queue – of a bunch of different results we want to achieve, customer needs we want to satisfy. Just as a list of activities to perform is also a queue.
The problem is often that people don’t realize it’s a queue. What do we do when queues occur? Well, in the store we open more checkouts to get rid of the queues. On the motorway when queues have been created due to accidents, it is required that we divert the traffic on to other roads to get rid of the queues. But what do we do with a backlog that has grown too long? In most cases nothing is done I would say. Often it just keeps growing and growing, and those who are supposed to deliver from it don’t have the capacity do the work at the same speed as the backlog grows. Then we have created a queue. Queues contribute to the biggest delays and often result in long wait. Queues make the system unpredictable and queues will always form. Just look at the highway how queues form due to different variations in driving styles. Someone drives fast, others brake violently, someone pulls out suddenly, others drive more slowly, etc.
Just now I said that queues are managed by opening multiple checkouts or redirecting traffic, and this is required because once we create a queue the system become slower. It’s easy to see on the highway when all the cars are crawling along, or if you look at customers in the store who have to wait an unreasonable amount of time to pay for their goods. So if we want the teams to be faster, keep the backlog short. Delete what doesn’t need to be done. Then you can keep a good flow in the team. In every system there is a limit to when we maintain a high flow. When the limit is reached and queues are formed, the throughput speed has also been reduced. This means that the speed will remain low and stay in that state, unless the queue is emptied. Often the speed the team could have is halved by a long queue. When the queue is empty, you have to experiment and see where the limitation is for when the flow goes down to find the bottleneck.
When we forecast, we don’t usually include queues as a risk factor. But if someone asks you when you think you’ll get home from work, we often look at the clock and say “it’s 5:30pm, so there will be queues. I’ll probably won’t be home until 6pm”. Here we clearly see that delivery time can be predicted by the fact that queues have formed in the system. When doing delivery work, we need to look for queues between teams, between silos, workstations, backlog length, etc. Then we can make sure to eliminate them as much as we can to get to the finish line faster.
Batch-sizes
Batch-size is another thing that plays a big role in the speed of delivery. Reducing the size of what needs to be done makes it more predictable. Small things have small variations, big things have large variations, and we want as little variation as possible to make deliveries predictable.
What do I mean by that? Well, if I’m going to change a sentence of a larger text, it’s a small batch, fairly predictable without much variation. I know exactly what to change, I just need to do it. If instead I have to write a research report that several different researchers have to review and approve, then it is a large batch, which is much more difficult to predict how long it will take and when it will be finished. We simply have a lot of factors at play here that are not that predictable. For example, I don’t know how my text will be perceived by all the different researchers who will review it, if it is considered to contain the right parameters, if all the text is in the right order and is structured correctly, if the research is considered sufficiently well-founded, etc.
We can also easily see that batch sizes matter when we for example have to guess how long it takes to run 400 m, compared to guessing how long it takes to run 1 mile. If we look at 400 m as a small batch, then the variation within which I and other people manage to run 400 m, will be less than the variation when I guess how long it takes to run 1 mile.
The smaller batches we divide our work into, the less variation there will be and the more predictable it will be. Therefore, we divide our work into smaller parts that still creates value for our customers.
We are so happy to be able to share the Agile Leadership in a Nutshell Poster with you for free also in German! Thank you so much Thomas Seeliger for your awesome work with the translation 🙂
This is a very special translation made by Thomas Seeliger, the principal of a mid-sized school in Germany and his leadership team 🇩🇪 they are trying to transform their school leadership team to agile leadership.
We are so happy to be able to share the Agile Leadership in a Nutshell Poster with you for free also in German! Thank you so much Thomas Seeliger for your awesome work with the translation 🙂
Håller du med om att budgetera traditionellt är väldigt tidskrävande och kostsamt? När verkligheten förändras snabbt så är 1 år väldigt lång tid att låsa in sig i. Dessutom är det enda en traditionell budget faktiska garanterar är kostnader, inte intäkter. I en budgetstyrd organisation konkurrerar man om den gemensamma kakan och det blir ofta till onödig (och kostsam) politik. Det traditionella budgeten har ofta fokus på kortsiktig kostreducering, istället för på värdeskapande, och ännu mer så i kristider.
Den traditionella budgeteringen begränsar flexibiliteten och blir till ett hinder för snabba adaptioner till verkligheten – och även till mer strategiska långsiktiga förändringar, eftersom budgeten baseras på antaganden och gissningar utan att det är uttryckt så. I många fall behöver leveranserna ske tvärs över dessa silos för att lyckas nå målen i budgeten. Detta gör ofta att leveranserna är mycket långsamma och vi kan till och med uppleva att vi hamnar i kaos – och kanske har organisationen även svårt att ens uppfylla sitt grunduppdrag, oavsett hur mycket budget vi får.
Att våga gå FRÅN något vi är vana vid men som är dysfunktionellt idag, TILL något nytt som passar bättre nu
Den här posten handlar om hur alla organisationer inom offentlig – så som privat verksamhet kan ta sig FRÅN traditionell styrning och ledning (och ofta kaos) TILL en mer dynamisk styrning och ledning som är anpassat för den värld vi lever i idag (VUCA) som ger kontroll på riktigt och som även möjliggör affärsagilitet. Nu behövs detta ännu mer än någonsin i ALLA organisationer.
Det här är ofta något som håller tillbaka organisationerna enormt, och därför är potentialen i den här förändringen lika så den enorm. Dessutom finns det hjälp att få, men det startar med att ni inser var ni befinner er idag, och att ni inte kan detta och därför vill ha hjälp. Vi hoppas den här posten är ett steg på vägen framåt för er.
Affärsagilitet med dynamisk budgetering
Sättet att skapa budget på har i mångt och mycket varit densamma sedan 100 år tillbaka. Men vårt behov har förändrats drastiskt sedan dess. Idag krävs samarbete mellan silos för att möjliggöra värdeskapande i den komplexa domänen. Samarbete är vad vi behöver optimera för, inte att experter utför sitt arbete fokuserat enbart till en del av processen. I dag behövs också en smidighet gentemot omvärlden för att lyckas leverera rätt sak och ha möjlighet att möta upp mot nya krav och behov. Det är också vad vi behöver optimera för, idag är det livsfarligt (ekonomiskt) att skapa en falsk känsla av trygghet och hålla fast i en gammal plan som baseras på önsketänkande. För att uppnå affärsagilitet behöver vi ha ett gemensamt operativt system som är dynamiskt och som möjliggör ett flöde av information, strategi, och ger en översikt av nuläget på alla nivåer för att möjliggöra snabba och korrekta beslut löpande. Affärsagilitet möjliggörs av en dynamisk budgetering.
Det här är ett litet axplock av alla möjligheter att ta STORA kliv mot en mycket mer verklighetsanpassad och human verksamhetsstyrning och budgetering. En verksamhetsstyrning som är anpassad både för den tid vi lever i (och det kommer aldrig gå långsammare än vad det gör just nu) och för att vi är människor och inte robotar.
Vad händer om man INTE anpassar sig utifrån verkligheten utan fortsätter med traditionell budget?
Om vi inte gör dessa förändringar så är vi kvar i de ofta dysfunktionella beteenden som kommer med budgeten och vi kan inte få en bra vy av verkligheten. Vi vill inte att folk håller sig till sina uppsatta mål när verkligheten förändras, utan vi vill att de kan anpassa sig och leverera på det som är viktigt, gärna tillsammans med de som behövs och inte i sin egen silos. Vi vill inte ha olika fokus och olika mål runt om i organisationen, utan att man samarbetar för företagets och kundernas bästa. Vi vill inte heller att att folk slutar anstränga sig när de nått sina mål, utan att att de jobbar vidare och tar sig tillsammans till oanade höjder (vilket är fullt möjligt). Vi vill inte heller att man sätter så låga mål som möjligt, och slutar att anstränga sig när man uppnått målet för sin egen bonus. I den typen av budgetstyrd organisation kommer man inte att nå oanade höjder, kanske inte ens leverera på sitt grunduppdrag. Och det enda man kan vara säker på att uppnå, är de kostnader man har i budgeten.
Normalt så omfattar budgeten 1 år. Någon ansvarig på högre nivå föreslår och går igenom den, det är ofta en väldigt omfattande process – där få eller inga – har insyn i helheten. Resultatet uppskattas på förhand för en resultatenhet, jämförs verkliga utfall mot den planerade budgeten och avvikelser ska rapporteras, analyseras och förklaras. Ofta kopplas kostnader för specifika medarbetare och resurser till specifika aktiviteter, projekt eller ändamål. Budget används både som en plan, prognos, beslut och mål. Allt är i en enda röra och det är omöjlig att ta sig ut ur det under året. Man tvingas ofta att i stort följa budgetplanen och följa den prognos som beslutats. Det är bara i slutet på året som har man möjlighet att se hur det verkligen ligger till, då visar det sig ofta att det finns pengar över för några medans andra inte har kunnat levererat alls pågrund av “för lite budget.” Dessutom brukar det finnas mängder av saker som inte har kunnat göras, som egentligen hade varit viktigare än det som man hade planerat i budgeten för, men fastlåst som man är gick det inte att ta hänsyn till verkligheten.
Mycket kritik mot budgeten som orealistisk och tillbakablickande istället för att skapa rätt förutsättningar framåt
Många har kritiserat budgeten. Jeremy Hope och Tony Hope i boken Transforming the bottom line – managing performance with the real numbers (Hope & Hope 1996), Jack Sweeny i tidsskriften Business Finance (budgeten är död) har också gjort det, så även Robert S Kaplan och H. Thomas Johnson i boken Relevance Lost – The Rice and Fall of Mangenment Accounting (1987) samt Neeley mfl (2003). Till och med McKinsey själva, som är skapare av den traditionella budgetmodellen, kritiserar budgeten när de sett effekterna den skapar idag.
Forskningen beskriver det som att vi kan utvecklas på två sätt. Horisontellt där vi lägger till mer kompetenser konsistenta med vår nivå av personlig utveckling.
Den andra är vertikal utveckling där vi växer in i ett nytt stadie av utveckling. Vi har transformerats med informationen vi fått så att säga. Det kan tex. vara kognitiv och emotionell kapacitet, men skillnaden mellan horisontell och vertikal utveckling är, att när kapaciteten utvecklats kan personen översätta det till ett kongruent beteende hos sig själv.
Många ledare idag känner en stress över att inte ha en känsla av kontroll. Det kan ha att göra med befintlig utvecklingsnivå – eftersom förmågan att hantera komplexitet och den tvetydigheten som uppstår, ökar med högre vuxenutvecklingsnivå.
Det handlar om vissa specifika områden som vi behöver utvecklas inom – 55% ligger på den lägre utvecklingsnivån enligt forskningen. Beroende på vilken bransch man arbetar i så kan den nivån fungera bra.
Men jobbar man där saker förändras hela tiden och där man hanterar mycket komplexitet så bör man överväga specifik coachning inom dessa områden för bygga sin förmåga att hantera komplexitet.
Horisontell och vertikal utveckling
Horisontell utveckling innebär att man utvecklas genom att lägga till fler kompetenser som är konsekventa inom den utvecklingsnivån. Om en ledare inte har kommit till en högre utvecklingsnivå, men ändå behöver leda i komplexitet så kan man uppleva att ledare pratar på “rätt sätt”. Hen uttrycker sig så att andra upplever att ledaren “kan” det här. Det betyder inte alltid att det är så. När man sedan ser deras beteende så kan det vara något helt annat.
Rent intellektuellt vet de att det är så här man borde göra, men beteendet hänger inte med. De kan inte “översätta” det till konkret handling. Många gånger ser personen själv inte differensen mellan beteendet/handlingar och sin intension.
När en person däremot utvecklas vertikalt så kommer personen att ifrågasätta det hen kände till innan och även sig själv. Det kan tex. ske när vi går igenom en tuff period i livet, något omvälvande. Vi lär oss se helt nya perspektiv vilket påverkar vår vertikala utveckling. Vi får lättare att göra perspektivbyten och vi skapar en förmåga till systemtänkande som hjälper oss att navigera i komplexitet och mer strategiskt.
Korrelation mellan utvecklingsnivå och företagets resultat
Tyvärr är låg vuxenutveckling ett problem för vissa företag/branscher visar forskning. Det finns nämligen en korrelation mellan ledarens utvecklingsnivå och hur det går för företag. Du kan se vuxenutvecklingsnivån som grundplattan.
Det blir problem när chefer högt uppe i en hierarkisk organisation behöver hantera komplexitet och skapa hållbara strategier men inte har den förmågan. Det kommer att hämma resten av organisationen, som ofta tvingas anpassa sig till en lägre utvecklingsnivå för att passa ledaren över dem.
Hur skiljer sig beteendet hos en ledare med högre nivå av vuxenutveckling från en med en lägre nivå?
En ledare som har en högre utvecklingsnivå och kommer ny till ett företag beter sig väldigt annorlunda från en med en lägre utvecklingsnivå. Om vi generaliserar lite kan det tex se ut så här:
Den med lägre utvecklingsnivå kommer in, analyserar problem i företaget, funderar ut hur hen ska lösa problemen baserat på tidigare lösningar som hen har sett, jobbar med införsäljning hos viktiga individer som i sin tur ska sälja in det till resterande individer.
Vad är det egentligen som försenar leveranser? Vad är det som gör att vi planerar att en leverans ska ta en viss tid och sedan tar det 3-5 ggr så lång tid att få dem? Är den största boven att människor inte gör det de ska, att de inte är tillräckligt produktiva? Är det att vi är dåliga på att planera och måste bli ännu mer detaljerade?
Nej, det handlar ofta om helt andra saker. Det vi försöker lösa är ofta komplext och vi kan inte planera oss till hur det ska göras, vi måste prova oss fram och då blir planer snabbt obsolita. Människor är inte heller problemet, utan de jobbar på så gott de kan men det finns andra bovar som påverkar oss i väldigt stor utsträckning.
De här är de vanligaste anledningarna till att våra leveranser försenas och människor blir frustrerade och stressade. För om systemet är uppsatt så att köer bildas, vi jobbar med stora batchar, många variationer, vi tvingas task-switcha ofta och överlämna saker vidare till andra, så är det svårt även för den som gör sitt bästa att komma i mål. De flesta organisationer drar igång med flera initiativ samtidigt, vilket tvingar in folk i både task-switching, bygger upp köer och skapar variationer. Dessutom jobbar folk i silos, vilket gör att vi får en massa överlämningar mellan människor, team osv. och även här tvingas folk till att task-switcha och köer bildas.
Jag ska förklara dem en och en, och mer ingående varför de försenar leveranser och gör prognostisering svårt.
Köer
Vi börjar med köer. Köer kan ta olika form. Det är lätt att se när folk köar i en affär, eller på motorvägen, men det är svårare att se på köer av information som en kö. En backlog är defacto en kö – av en massa olika resultat som vi vill uppnå, kunders behov som vi behöver tillfredställas, precis som en lista med aktiviteter att utföra också är en kö.
Att vara oense och tycka olika är bra men när går det över till att bli ohälsosamt? Vad finns det för olika slags konflikter och när och hur bör vi försöka lösa dem? Denna vecka gästar Jenny Persson Agila HR-podden och Frida Mangen för att djupdyka i konflikter och konflikthantering på våra arbetsplatser.
Har du varit med om att du har suttit i lugnan ro och haft god förväntan på dagen och sedan händer något utan någon förvarning och därefter är konflikten ett faktum? Du tänker att; så här ska du inte behöva bli behandlad, men så blev det.
Det här är såklart inte kul, speciellt inte när du vill och behöver ha ett gott samarbete till den här individen. Den spontana reaktionen kanske är att kalla till ett möte med titeln, “Vi behöver reda ut vår konflikt” men sedan kommer en annan röst i dig som säger tänk om allt bara blir värre….vad borde jag egentligen göra?
Starta positivt
Mitt första råd är att GLÖM det här med att kalla till möte med titeln “Vi behöver reda ut vår konflikt”. Du vet inte om din och den här personens uppfattning är densamma, och dessutom så kommer starten för ert samtal att vara negativ. Det är svårare att få ett positivt utfall när man börjar från minus. Du ska heller inte låta bli att ta tag i problemet, du vill inte att det ska eskalera. Ju mer det eskalerar ju svårare blir det att hantera. Kalla till mötet, men skriv något med “Hur kan vi skapa fantastiskt samarbete tillsammans”, det är positivt och visar på en vilja till att lösa något.
De tre samtalen
Mitt andra råd är att analysera vad som hände. Vad handlar det här egentligen om? Man brukar säga att det hos individer pågår tre olika inre samtal parallellt vid konflikter. Fakta, identitet och den emotionella aspekten. En av dem är ofta viktigare än de andra, och det är bra att identifiera vilken det är. Det gör det lättare att ha rätt fokus i konfliktlösandet.
Vilka är fakta, utan att värdera – vilka är hårda konkreta fakta som finns?
Hur påverkar det här min identitet? Vilka konsekvenser har det här för mig som individ?
Vilken är den emotionella aspekten? Hur känner jag mig? Vad ska jag göra med mina känslor?
Ett konkret exempel
Första steget är att titta på dig själv. Vilka är fakta här? Fakta är att du blev anklagad för att vara okunnig, naiv, och en person som inte lyssnar på andra. Det påverkar din identitet på så sätt att du blir rädd att andra ska tycka att du inte platsar på tjänsten du har. När du funderar över konsekvenserna så känner du att eftersom det här är en person med stort informellt mandat, likväl som mandat pga sin höga position så blir det här väldigt viktigt. Den emotionella aspekten finns där med, du blir ledsen och arg över att bli anklagad sådär och du vet inte var det kom ifrån.
Nu bör du fundera på, vilken av dessa tre är det som är den övervägande viktigast av de tre i ditt fall? Låt oss säga att i det här fallet var det identitetsfrågan. Att mista sitt jobb känns inte oviktigt för dig, du gillar jobbet och du behöver det. Du vill heller inte att andra ska se dig som okunnig, det kan påverkar för många saker i långa loppet.
Nästa steg är att fundera över vad det här handlar om för den andra personen? Vad är det som orsakar den här situationen från hens perspektiv? Det kan du förstås inte veta, men att fundera över vad det kan vara (men vara öppen för att du har fel) kan vara skönt innan mötet. Det gör det lättare att se fler perspektiv än ditt eget. Personen du har en konflikt med blir mer human.
Vad är fakta för hen (i det här påhittade exemplet)? Att hen (troligen) hamnade i en besvärlig sits pga att saker är oförutsägbara och hen hade lagt fram data tidigare som inte stämde. Hen förväntade sig att bli uppbackad av dig, och när hen inte blev det, utan du pratade om att saker är oförutsägbara och inte kan förutses på förhand så blev nog besvikelsen stor. Hen sa att du var okunnig, naiv och en person som inte lyssnar på andra. Vi går vidare till identitet, hur påveras hens identitet av händelsen? Vad får det för konsekvenser för hen? Hen är van att ses som kunnig och kompetent och i den här ledningsgruppen så finns en hög grad av otrygghet vilket gör att misstag som det här kan göra att hen blir av med tjänsten, eller i alla fall inte får behålla mandat hen har haft. Det här är viktiga saker för den här personen. Hur var det med den emotionella aspekten då? Hur känner hen sig, vad ska hen göra med sina känslor? Det känns troligen inte kul att känna sig sviken av dig, inte kul att själv framstå som inkompetent. Den största saken även här handlar om identiteten. Vem är hen utan sitt jobb? Ni är troligen i liknande sits, och det här handlar alltså om identiteten för er båda. (fast självklart på olika sätt ändå)
Starta så här för att äga din konflikt
Börja samtalet med att berätta varför du kallat till mötet, att du vill att ni ska samarbeta bra, rentav ha ett fantastiskt samarbete tillsammans. Att målet för dig med det här samtalet är att diskutera vad ni båda behöver för att nå det målet. Utgå alltid från att samarbete är bästa vägen ut ur konflikten. Lyssna för att förstå – inte för att respondera. Tänk på den andra personen som en person – medge att personer inte är perfekta och gör misstag, och har rätt till egna åsikter. Det kan vara bra att lägga upp lite grundregler innan ni börjar som ni kan hålla varandra ansvariga för under samtalet om det inte följs, tex de ovan nämnda.
We are so happy to be able to share The Agile Hybrid Team in a Nutshell with you for free also in Spanish! Thank you so much Francisco Cordero Rosado for your awesome work with the translation 🙂
Att skapa en ny organisation från en gammal handlar till stor del om att reda ut och förstå vad som tillhör var. Om du har gjort det tidigare kan du se mönster som är till hjälp. Att använda visualisering och att arbeta på ett strukturerat sätt, steg för steg och involvera människorna är några hjälpsamma sätt att arbeta på.
Precis som alltid i den komplexa domänen är det bättre att inte använda sig av goda praxis (samma lösning som andra). Genom att gå tillväga experimentellt, steg för steg, kan du säkrare hitta bra lösningar baserat på designprinciper och mönster.
När du tänker på det kanske du inser att det faktiskt är ganska likt att bygga fantastiska produkter som kunder älskar – baserat på ett äldre system. Så varför inte använda liknande arbetssätt?
När vi börjar behöver vi se vad vi har för närvarande, och även det är en komplex strävan. För att få en gemensam bild av den nuvarande organisationen kan du använda olika tekniker, och vanligtvis behövs en bra mix. I detta inlägg kommer vi att titta på hur du kan kartlägga nuvarande team, produkter och kundresor, samt systemens tillstånd och börja se vilka team som kanske tar ansvar för vad, i en steg-för-steg-approach.
Produkter och tjänster
Som en start kan du börja tillsammans att kartlägga de produkter som dina kunder betalar för. Det är det vi vanligtvis kallar produkter i en agil organisation. Det är där någon form av pengar utbyts, och om det sker på månatlig basis så kan det vara en tjänst.
Nedan ser du ett exempel på de övergripande produkterna och tjänsterna som är kartlagda, både för B2B och B2C. Det finns ingen anledning att göra det mer avancerat än så här. Om du senare förstår att du faktiskt har fler produkter, kan du enkelt lägga till dem om du skapar ett skalbart system.
Har du haft påsklov och låtit naturen göra sitt? Du känner dig avslappnad och kreativ och märkte hur du fick tillbaka din hjärna? Plötsligt blev saker klara som du länge försökt göra och du vet hur du kan lösa komplexa problem?
Vi på Dandy People träffar många ledare som precis fått tillbaka sina hjärnor efter lite längre ledighet. De insåg inte hur hjärnan kidnappats av all stress och hur dum den faktiskt gjort dem. Kanske kan du känna igen dig i det här? Du är inte ensam!
Äntligen kan du tänka tankar hela vägen och lösa komplexa problem. Hur underbart känns inte det? Men ska det verkligen krävas ledigheter för att komma hit? Naturligtvis inte. Att jobba med ett transformativt ledarskap och dra nytta av tvärfunktionella team är EN nyckel till att bli av med stressen.
Vi har länge fått höra att du som ledare inte behöver ha alla svaren själva. Ändå är det ca 45% av alla ledare som fortfarande agerar så. Kämpar hårt för att hitta lösningar på problem i organisationen och pumpar ut information till resten om hur de ska lösas. Möter massivt motstånd för att de andra anställda inte ser på saken på samma sätt vilket gör att du måste jobba hårdare med att försöka få buy-in och motståndet ökar ännu mer. Klart som korvspad att påsklovet känns som en oas. Du kan ställa om med små medel.
Vill du att varje dag ska vara stressfri? Vi jobbar med många ledare som beskriver det precis så – att de blivit stressfria – vill du vara en av dem? Kontakta Dandy People, vi hjälper dig.
Står du inför en digitalisering? Är ni måna om att varje investerad krona inom IT skall ge den effekt ni är ute efter? Drömmer du om att få Agila team som samarbetar över verksamhetsgränser och drar åt samma håll? Då är det här seminariet något för dig!
Webinaret har två olika delar, vi gick först genom arbetssätt och exempel på organisationer som har digitalisera effektdrivet genom att upphandla via Agila kontrakt med Mia Kolmodin och Mattias Skarin. Sedan presentarade Jonas Södeström sina tankar och metoder för att säkerställa att man faktiskt skapar den effekten man är ute efter via sina kunder när man digitaliserar.
Över 150 personer deltog i detta mycket populära webinar där vi presenterade vår nya poster “Inre motivation i ett nötskal”. Mia Kolmodin, Desirée Rova och Frida Mangen berättade också mer om skillnaden mellan yttre och inre motivation och hur det påverkar oss både i vårt vardagliga liv men också yrkesmässigt. Det var ett superkul event med massor av intressanta diskussioner och frågor.
Nu kan du se inspelningen i efterhand här ifall du missade den.
Passa också på att ladda ner postern om du inte redan gjort det, den är fri att använda och dela 🙂
Organisationer är komplexa adaptiva system, vilket innebär att vi inte med precision kan förutse alla möjliga effekter som en förändring av en del av organisationen kommer att ha på en annan. Och vi kan inte förutse hur organisationen kommer att utvecklas i framtiden och vilka strategier som kommer att dyka upp. Framgång kräver därför att vi gör små kontinuerliga förändringar som en naturlig del av att driva verksamheten, men utifrån gemensamma principer.
Att ha en tydlig förståelse för hur organisationen fungerar i nuläget ur olika perspektiv är avgörande när man går från traditionella till mer agila strukturer och arbetssätt. Ett sätt att göra en organisationsanalys ur olika perspektiv och även belysa vad som håller tillbaka den och vad som kan göras för att föra den framåt.
Dandy People har skapat en organisationsanalysmodell vi kallar 9-dimensionsmodellen för organisationsförändring (TM) som ger ett helhetsperspektiv och kopplar samman nuläge, önskat läge och vad som håller organisationen tillbaka – över hela organisationen. Detta är det bästa sättet vi har hittat hittills, att skapa och upprätthålla en lärande organisation. Modellen är baserad på 6-boxmodellen av Carl Binder.
Kulturen skapas av våra beteenden i alla andra dimensioner
Här ovan så ser ni alla de olika dimensionerna vi tittar på i modellen. Anledningen till att kultur placeras “utanför cirkeln” i vår illustration beror på att kulturen skapas av de beteenden vi har i de andra dimensionerna. Den yttre miljön omger oss och kommer att påverka oss, vilket är anledningen till att den representeras med pilar som flödar in och ut ur systemet.
Den 9-dimensionella modellen för organisationsförändring (TM) möjliggör förändring över hela organisationen och leder till kontinuerliga förbättringar med mindre känsla av kaos.
Genom att skapa ett strategiskt transformationsteam som arbetar med de olika dimensionerna kan de stötta förändringsinitiativ på ett agilt sätt.
När vi använder 9-dimensionsmodellen som en delad modell över avdelningar och/eller värdeströmmar kan vi skala och transformera snabbare än med den traditionella top-down managementstilen. Vi får gemensam fart framåt och fler kan vara delaktiga och driva förändringen i det dagliga jobbet.
Det övergripande flödet av den 9-dimensionella modellen för organisationsförändringar (TM)
Det finns några personer som gjort stor skillnad i mitt liv. Kvinnor som ser mig, står bakom mig, finns där när jag behöver och låter mig vara mig oavsett om jag är perfekt eller inte 🙂
När mitt förhållande tog slut och jag var förtvivlad så fanns 2 kvinnor vid min sida Susanne Bertlin och Marie Palmlöf. Jag kände mig så ensam, bodde i en stad där jag inte kände någon och livet var inte på topp. Både Susanne och Marie fanns där, hälsade på mig, drog ut mig, fanns där för långa samtal. Lät mig reda ut vad jag ville ha – utan att döma mig. Stor tack till er! Kärlek! Vet inte vad jag gjort utan er! Ni har också fortsatt vara mina vänner, även om vi inte ses lika mycket idag (som jag skulle vilja).
Min moster Maud Savolainen, hon har också funnits där genom livet. Vi är lika på så många sätt. Finns alltid där och vi kan alltid bolla saker med varandra, semestrat ihop, av dig lärde jag mig hur husvagnslivet kunde vara, men framför allt, stöd genom livets alla faser.
Jennie Backeus, Anna Tellebo är kvinnor som kom in i mitt liv när jag fått barn. Fantastiskt stöd och sällskap. Vi håller ihop även idag och våra barn är vänner med varandra likaså. Vilka härliga år och minnen vi har tillsammans!
Carina Burguete, vi träffades av en slump på mitt förra jobb och vi hittade varandra direkt. Vi har samma värderingar, intressen, och kom att fortsätta vår vänskap även när vi båda lämnat samma arbetsplats. Även fast vi bor långt ifrån varandra så hittar vi sätt att ses och vi pratar ofta oavsett.
På Dandy People – där jag jobbar idag finns det många kvinnor. Fina fantastiska kvinnor, som finns där för varandra. En fantastisk kvinnlig ägare (hälften ägs av hennes man). Mia Kolmodin som hon heter, står alltid bakom mig, antar att jag kan, stöttar om jag inte skulle kunna, förstår mina drivkrafter och uppmuntrar dem precis som mina kollegor. Kort och gott så är alla mina kvinnliga kollegor (för det är dem som dagen handlar om) starka, kompetenta kvinnor som varje företag skulle slåss om att få ha tillgång till. Ni är helt enkelt grymma!
Att ha tillgång till en bukett av kvinnor som berikar mitt liv, utvecklar mig, stöttar, tror på mig, finns där förutsättningslöst. Det är en fantastisk ynnest! Stort tack för att ni finns där i mitt liv!
Vilka är med i din bukett av stöttande kvinnor genom livet, och i vems bukett finns du med?
Svenska företag och myndigheter har haft digitaliseringen högt på den strategiska agendan sedan länge. Tyvärr är det få som faktiskt lyckas skapa den lönsamhetsökning som man hade hoppats på med sin digitaliseringssatsning.
*Enligt Standish group misslyckas dock hela 91% av alla digitaliseringsprojekt. Inte nog med att de misslyckas, de missar också att skapa den avkastning som investeringen förutsatte. Det är alltså majoriteten av alla som startas, hur kan det vara så? Varför är det så svårt?
Viljan finns – men också en känsla av frustration och stress
Vi ser ofta en stark vilja att göra ett bra jobb och nyfikenhet hos ledare och chefer i ledningsgrupper. Men även ofta en känsla av frustration av tröghet i förändring, svårigheter i samarbeten med andra områden i organisationen och en oro i hur man ska lyckas leverera på sina mål när man har så starka beroenden till andra, begränsade resurser och tidspress. Det här leder till en känsla av panik, stress och ofta trötthet när man misslyckas om och om igen. Tilltron undermineras av tidigare misslyckanden vilket påverkar framtida projekt negativt. Rädslan att missa tillfället i kombination med bristande kunskap om användbar teknologi, styrning och organisation skapar en digitaliseringshets. Digitaliseringen blir målet istället för medlet att göra något nytt och bättre.
En övergripande strategi behövs – och en ny operativ modell
Faktum är att en övergripande strategi för hela organisationen som tar hänsyn till helheten behövs, och det är ofta svårt att skapa. Strategin behöver dessutom vara känd av alla i företaget för att ge effekt, och inga andra strategier som inte hänger ihop med denna kan pågå samtidigt eftersom de då motverkar varandra.
Stress blockerar de vägar i hjärnan som måste vara öppna för effektivt agerande, beslutsfattande och lärande.
I ett kunskapsintensivt arbetsliv måste vi vara försiktiga med att öka pressen så att det inte övergår i stress. Det är kontraproduktivt eftersom det minskar den intellektuella kapacitet som vi behöver så mycket som möjligt för att samarbeta, lösa problem och lära oss nytt.
Det betyder att ledarskapet måste vara en fristad för utveckling och prestation, inte en källa till stress.
Det som är press för en person kan vara stress för en annan, och vem som upplever det mest varierar över tid och mellan olika situationer.
Stress är kroppens reaktion på krav av olika slag. Det är en adaption och en försvarsmekanism som initialt är positiv eftersom den förbereder oss på kamp eller flykt. Men det är skadligt i längden om det blir för starkt eller pågår för länge.
Vi behöver hela tiden arbeta för att skapa psykologisk trygghet av respekt för individerna så att de kan utnyttja sin fulla potential som de har rekryterats för. Allt annat är rent slöseri med intellektuell kapacitet ur ett affärsperspektiv.
Stresskonen är ett sätt att visualisera hur stress påverkar tillgången till vår egen hjärna. Den visar relationen mellan stress och tillgång till intellektet.
Den här postern handlar om det vanligaste arbetssätet för Agila team, nämligen ramverket Scrum. Scrum är ett minimalt, lättviktigt ramverk som ger gott stöd för både nya team och mer erfarna team samt även för organisationer med många team, då under namnet Scrum at Scale. I den här postern visar jag grunderna i Scrum, men om du är intresserad av att veta mer och få den senaste korrekta uppdateringen så rekommenderar jag den officiella Scrumguiden >
Scrum bygger på empiriskt och lean tänkande och ger ett mycket gott stöd i att leverera lösningar på komplexa problem där vi inte i förväg kan förutse om lösningen ger den effekt vi vill ha. Det har blivit det absolut mest populära Agila arbetssättet under de senaste 20 åren.
Teamet kan arbeta inom mjukvaruutveckling, produktutveckling eller som chefer i vilken organisation som helst. Även funktioner som HR har stor nytta av detta, eller varför inte inom vården eller i byggprojekt? Alla som arbetar med något komplext där man inte kan förutse vilken lösning som ger det önskade resultatet och där man kan planera åtminstone 1 vecka framåt har nytta av detta.
De 5 värderingarna i Scrum ger teamet de förutsättningar som behövs att bygga ett högpresterande team. Om dessa inte efterlevs i teamet så kommer teamet inte heller kunna bygga ett Agilt förhållningssätt. Enbart processen i sig kommer inte att ta teamet hela vägen.
Fokus Alla i det Agila teamet fokuserar på arbetet i sprinten eller målet för teamet.
Mod Agile team-medlemmar har modet att göra rätt sak och arbetar på att lösa tuffa problem.
Öppenhet Det Agila teamet och dess intressenter kommer överens om att vara öppna med allt arbete och utmaningar med att utföra det.
Åtagande Individer i det Agila teamet åtar sig personligen att nå målet som ett agilt team.
Respekt Medlemmarna i det Agila teamet respekterar varandra och har tilltro till att var och en är kapabel, självständiga människor.
Agila arbetssätt för team
Processen är enkel och har ett fåtal element och regler, samt endast 3 roller; Produktägare, Scrum Master och Teammedlem. Oavsett vad teamet arbetar med så är det dessa roller som används men beroende på vad teamets uppdrag är så har teammedlemmarna olika förmågor (mer om det nedan).
Produktägare Ansvarig för att optimera värdet teamet och organisationen levererar. Äger produkt backlogen, visionen för produkten och har mandat att ta affärsbeslut. INTE en projektledare.
Scrum Master En coachande ledare för team och Produktägare. Ansvarig för att facilitera arbetsprocessen och optimera flödet i teamet. Hjälper teamet att förbättra och bygga mogna och starka team.
Teammedlemmar Ett självorganiserande team är ansvariga för “vadet” – dvs lösningen. Teamet består av olika experter som arbetar tillsammans med Produktägaren för att förstå värdet för affären, verksamheten och kunderna och ansvarar för hur lösningen ska fungera för att lösa prioriterade problem.
Är du stressad över att digitaliseringen inte tar fart? Händer det ingenting, eller kommer ni helt enkelt inte i mål? Är det mycket prestige och politik och interna problem? Människor som drar åt olika håll? Inget fokus utan en massa pågående saker? Känner du att det inte går att nå digitaliseringsmålen i den här organisationen? Är du motarbetad internt? Personalomsättning hög, ledare som går in i väggen? Är DU på gränsen att gå in i väggen?
Du är inte ensam! Vi träffar många som som känner som du. Som behöver ett vaccin mot utbrändhet innan det är för sent.
Sjukskrivning relaterad till stress
Den senaste statistiken visar att antal personer med sjukskrivning pga stress har ökat från 2010 med 595% enligt Försäkringskassans statistik. Personligen blir jag mörkrädd och undrar när kurvan ska sluta fortsätta uppåt.
Bilden stämmer också bra med vad vi på Dandy People ser när vi möter människor ute i organisationer. Det är svårt att jobba med flera parallella operativa modeller, få till förändring när du inte har mandat och förväntas jobba inom din silo, har processer som inte stämmer med hur du faktiskt behöver jobba osv.
Var lugn, lösningen finns!
Men det kräver EN operativ modell som byggs runt kundresan på ett sätt som faktiskt fungerar i ER organisation. Ett sätt att jobba på, där ledningens beslut är enkla att genomföra och där modellen i sig inte kräver milslång utbildning för att förstå sig på. Den är gjord för ER helt enkelt. Alla förstår vart de ska och kan samarbeta kring gemensamma leveranser och agera snabbt på ny information. Kontinuerligt lärande av vad som fungerar och ständigt utveckla arbetssättet för att passa kontextet.
Är du redo för din vaccindos?
Hör av dig för er diagnos. Vi börjar med att analysera just din organisation och tar fram en plan tillsammans för vad just ni behöver förändra. Med hjälp av organisationsanalys i 9 dimensioner som vi bygger upp tillsammans med er och gör er medveten om de områden som behöver hanteras. Ni kan se att det arbetas med rätt saker och kan känna er trygga genom transparens och involvering.
We are so happy to be able to share The Agile Hybrid Team in a Nutshell with you for free also in French! Thank you so much Isabelle Gerard for your awesome work with the translation 🙂
Många personlighetstester har gjorts genom åren, alltid med förhoppning om att få den där fantastiska kandidaten som ska göra bra och stora förändringar inom företaget och med förhoppningen att slippa individer som inte passar för tjänsten och kan komma att kosta företaget en massa pengar.
Vi har t ex:
Briggs and Meyers – MBTI Meyers briggs type indicator
Martson, Henrickson and R Reed – Thomas Behaviour profile
Ned Hermann – H D I thinking profile
Andy Lothian INSIGHTS typindikator
G I Gurdjieff – Eneagram typology
Raymond B. Cattell, Donald Fiske och H.J. Eysenck, McCrae & John, Big five personality traits, även kallad femfaktormodellen
Dr. Richard E. Zackrison, Ph. D., Dr. Eric Zackrison, Interpersonal Dynamics Inventory, IDI
Ja, det finns en hel massa! Jag gör inte anspråk här på att ha täckt dem alla.
Tveksamma grunder
Naturligtvis kan individer lära sig en massa om sig själv genom att göra personlighetstester. Jag har själv gjort flera och fått insikter om mig själv, men tyvärr finns det också personlighetstester som har mycket tveksamma grunder för att användas i tex rekrytering. De har ingen/tillräcklig bas inom forskning (DISC och MBTI är tex. ett sådant exempel, som jag tror de flesta känner till i nuläget). Tester som saknar psykometriskt stöd – dvs. det är alltså ineffektiva i att förutsäga individens framgång på jobbet och hur de kan komma att prestera. Tester som är för ospecifika eller inte tillräckligt nyanserade. Som jag nämnde tidigare kan man få självinsikt som är bra att ha, men användandet i en rekryteringssituation är något helt annat.
De här testerna försöker mäta hur personer skiljer sig åt, eller beskriva vad människor GÖR och hur individen ÄR med utgångspunkt i personligheten. Som du säkert märker så boxar man in människor och kategoriserar dem i de här testerna – vilket jag själv inte är förtjust i – eftersom vi är mycket mer än så som människor. Men vad är det egentligen som ligger bakom personligheterna? Varför gör individer som de gör? Det tycker jag är ännu intressantare!
Människor är komplexa varelser, mycket mer komplexa än vad något test kan fånga. Jag har sett duktiga kandidater sållats bort för att de inte kommer igenom personlighetstester, andra klarar dem och får anställning. Dessutom kan samma person som inte kommit igenom testet redan ha haft en tf. anställning och visat sig vara fantastisk, men då tjänsten ska tillsättas med ordinarie så duger plötsligt inte personen pga att den inte kom igenom personlighetstestet. Här har relationer byggts upp, jobbet flyter på, progressen är tydlig. Då ersätts hen, man börjar om, och den nya kandidaten kanske inte visar sig vara en så bra fit ändå alla gånger, tyvärr. Nu pratar jag inte om enstaka tillfällen, utan det här har jag sett hända rätt frekvent. Dessutom övar människor inför testerna för att “hamna rätt” i dem, vilket då inte ens ger självinsikter och inte heller en “rättvis” profil. Tjänsten de sökte på ett ställe och inte fick, pga testet, gjorde att de inför nästa ansökan övade och såg till att de hamnade “rätt” på nästa. Det känns inte direkt tillförlitligt. För att komma igenom ska du ha en viss profil för tex en chefstjänst.
Vem är det egentligen som ska vara nöjd med kandidaten? De som ska jobba med individen, eller ska det se rätt ut i någon statistik, eller något annat? Det är en viktig fråga att ställa sig.
Forskning kring underliggande psykologiska behov
Det finns forskning som går djupare och tittar på varför människor gör som de gör. Inte bara personligheten. Vad är det som motiverar oss, vad får oss att gå upp ur sängen och göra saker varje dag? Vad är det som gör att någon är benägen att ta ganska stora risker och någon annan är väldigt försiktig? Hur når vi värdebaserad lycka? Det är något som forskats på både av Steven Reiss och Deci och Ryan bla. Vår inre motivation och underliggande psykologiska behov.
Vi människor har många lager som påverkar oss, det är väldigt vanligt att vi fokuserat på det yttre lagret – vad vi ser. Dvs vår personlighet, identitet eller typer av beteenden. Under det laget så kommer vi i kontakt med vårt hur – våra värderingar och hur vi är präglade utifrån vårt arv och miljö. Innerst i kärnan finns vårt varför, det som är motorn till våra beslut – vår inre motivation. Allt detta, alla dessa lager samspelar och gör det svårt för oss att kunna sortera ut vad som tillhör vad. Vi kan ha samma “varför” men olika “hur”, därför kan det bli svårt att utläsa vad som är personlighet och vad som är motivation.
Motivation är ett begrepp som många gånger är missförstått då det är lätt att blanda ihop inre och yttre motivation. Med den här postern vill vi förklarar det viktigaste du behöver veta om motivation så att fler kan ha bra dialoger med varandra kring vad inre motivation handlar om.
Läs mer om alla posterns olika delar här nedan, och ladda ner och använda postern gratis i PDF-format.
När vi tänker på motivation associeras det oftast med det som kallas för yttre motivation, dvs. det vi brukar sammanfatta med morot och piska. I en organisation brukar det översättas till bonusar, förmåner eller titlar. Inre motivation handlar mer om det lustfyllda, det vi får energi av och det som håller oss motiverade över tid. Engagemang handlar mer om inställning och beteende, det har inget med inre motivation att göra.
Yttre motivation är ofta lön, bonus, förmåner och kanske titlar, och forskning visar att det inte är ett hållbart sätt. Inre motivation leder till bättre prestation vid all typ av beslutsfattning, speciellt i en komplexa frågor. Yttre motivation minskar den psykologiska tryggheten, vilket leder till sämre förmåga att innovera. En annan viktig slutsats är att inre och yttre motivation inte är positivt kopplade till varandra. Tvärtom rapporterar tre studier ett negativt samband; när den yttre motivationen är hög är den inre motivationen låg. Därför är det viktigt att fokuserar på den inre motivationen då det ger mest effekt.
MyNeeds har vidareutvecklat Self Determination Theory (SDT) tre psykologiska behov till att bli sex psykologiska behov. SDT har sedan 80-talet varit den mest etablerade motivationsforskningen i världen och är än idag aktuell. MyNeeds forskning har pågått sedan 2011 och har tillämpats inom näringslivet sedan dess. Förutom att titta på den individuella motivationen har MyNeeds även kartlagt vad det betyder för grupper och organisationer utifrån komplex systemteori.
Många företag ser nödvändigheten i att bygga lärande organisationer eftersom dagens samhälle ser väldigt annorlunda ut än det tidigare, och de företag som inte utvecklas i hög takt dör och försvinner från marknaden (tråkigt nog, men ja – det är den krassa verkligheten). Paradigmskiftet har tagit oss hit. Saker går avsevärt snabbare, är mer komplext och går inte alltid att förutse.
Medarbetare är den viktigaste tillgången ett företag har, utan medarbetares kunskap är ett företag ingenting. Många företag slåss om arbetskraft som har “rätt” kompetens. Problemet är att “rätt” kompetens idag inte nödvändigtvis betyder rätt kompetens i morgon. Så om vi inte bygger upp organisationer på ett sätt där lärande kan spridas, där folk kan göra nödvändiga förändringar snabbt – utan rigorösa hindrande processer och beslutsstrukturer, så kommer medarbetares kompetens att vara inaktuell och lärandet stagnera i stället för att utvecklas. Det innebär att vi inte längre kan göra skillnad på arbete och lärande.
HR har en central roll i att bygga lärande organisationer tillsammans med chefer, men hur gör man egentligen? Vad är viktiga delar att göra och på vilket sätt? Jag kommer att ta upp några tankar här.
Det startar med ett tankesätt av att allting kan göras bättre än vad det är i nuläget. Vi letar ständigt efter områden som kan förbättras, genom att vi lärt oss vad som funkar och inte i dagsläget (från verkliga data), alltid med ett helhetstänk som grund. Vi skapar både lokala förbättringsgrupper där medarbetare i team kan förbättra sitt arbete tillsammans. Utöver det behöver vi även tvärfunktionella förbättringsgrupper där man samlas för att lösa problem i processer och flöden som flera berörs av (tex folk från flera olika avdelningar) tillsammans. Dessutom finns det även behov av tvärorganisatoriska förbättringsgrupper där hela värdekedjor (end-to-end) utvecklas och förbättras i samverkan med kunder och leverantörer. OM vi lär oss tillsammans, och förbättrar tillsammans på det här sättet – i stället för i silos – så blir det lättare att göra relevanta förändringar och vi kommer ifrån suboptimering. Gör vi det ofta och kontinuerligt så får det enormt stor utväxling i organisationen som alla kan dra nytta av direkt.
En VD sa en gång att han inte vill se företaget missa en enda möjlighet till med kunderna bara för att marknadsavdelningen inte hade budget att marknadsföra nya tjänster och produkter som uppstod baserat på ny information under året. Han kände att de var fast i den budgetering de hade gjort, istället för att lyssna på kunderna och göra sitt bästa för att leverera det kunderna verkligen behövde. De var fast i en rigid budget-fälla och kunde inte vara smidiga nog.
Att alla samlas kring kunden och har möjlighet att skifta fokus som EN organisation för att delta i dansen har blivit en viktig konkurrenskraft för företag idag.
Vad är “VUCA”
Traditionell budgetering och finansiell styrning fungerar inte bra med agila sätt att arbeta och stödjer inte strategisk flexibilitet som vi ofta behöver i dagens VUCA-värld. VUCA är ett akronym som står för Volatility, uncertainty, complexity och ambiguity. Dvs en värd som är flyktig (där saker förändras snabbt och oförutsägbart), osäker (där vi kan ha information som står i konflikt med varandra), komplex (saker hänger ihop och påverkar annat på ett oförutsägbart sätt) och tvetydig (uttalanden kan ha mer än en betydelse) – vilket vi kanske såg ännu tydligare under pandemin tex.
För många år sedan när jag började jobba som agil coach så var det en sak som jag hade svårt att förstå. Fast det till synes fanns ledare som verkade förstå vad de behövde göra för att möjliggöra agilitet så hände det lite, trots att de responderade med många bra svar och tankar när de frågat mig om råd. Dialogerna vi hade gjorde att jag fick en förväntan om att saker skulle börja rulla och att förändringens vindar börjat blåsa – ändå var det vindstilla.
Det fick mig att vilja förstå vad det är som händer här. Det gällde inte bara en ledare, det var nästan alla. Många år senare läste jag en bok som jag tyckte gav mig många svar, och efter det ägnade jag ett halvår till att gå ett coachingprogram för en av forskarna i *boken, för att i nästa steg kunna jobba med ledare i att utveckla deras ledarskaps agilitet med ett tillhörande 360-verktyg. Nu vill jag dela med mig till dig som är intresserad.
Vad är ledarskapsagiltet?
Ledarskapsagilitet eller leadership agiliy – vad är det, kanske du tänker? Det har Bill Joiner och Stephen Josephs forskat 5 år kring. Under den tiden har de kommit fram till vilka kompetenser som krävs hos ledare för att klara av den turbulenta ekonomin och komplexiteten vi behöver hantera idag. Det handlar om konkreta handlingar som krävs av ledare, inte bara att man förstår vad som behöver göras.
Deras forskning tar upp tre olika områden ledare behöver kunna agera inom
Leda organisatorisk förändring
Förbättra team-prestationer
Engagera sig i svåra samtal där något värdefullt står på spel
Bill och Stephen fokuserar även på 4 olika kompetenser inom vart och ett av de här tre områdena.
Den första är “Agilitet i att sätta kontexten ” vilket handlar om situationsmedvetenhet där och då, och känsla av vad som skapar mening. Tex vad visionen bör vara.
Den andra är “intressent (stakeholder) agilitet,” som handlar om förståelse för intressenter och maktstil som används av ledaren. Att kunna få intressenter att enas kring en gemensam bild och hur du använder din egen makt och inflytande för att hantera det. Är tex. maktstilen starkt hävdande eller tillbakahållande för att tillmötesgå andra?
Den tredje är “kreativ agilitet” som handlar om att ha ett reflekterande omdöme och medvetenhet i att kunna koppla ihop saker. Tex att faktiskt adressera systemiska kulturella och underliggande affärsproblem istället för bara de problem som pockar på mest och kanske ses som enklare att lösa.
Den sista är “agilitet i att leda sig själv” som handlar om sin egen självmedvetenhet och en motivation till att utvecklas. (jag beskriver alla dessa kraftigt förenklat här).
As mentioned in the previous flow post, flow is the secret sauce for delivering maximum value to users in the shortest possible time.
By optimizing flow, you’ll be able to take control of your workflow and more quickly (and continuously) adapt your product strategy and development processes, which is critical for any organization wanting to become more product-led. The right solutions will be identified and delivered faster because feedback loops will become shorter.
At the end of this article, I will share 9 ways to optimize flow to become more product-led that came out of a great conversation with fellow Dandy Johan Wildros, an expert in using Lean Agile principles to optimize flow. We worked together at If insurance on an Agile transformation of one of their core systems. You’ll also find helpful tips for getting started and things to watch out for. Feel free to jump to the tips at the end if you’re eager to see the 9 ways.
Product-Led Organizations
In a Product-Led organization, delivering products that solve real customer problems is the top priority. Such organizations recognize that business, product, and technology must work in harmony in order to build products customers love AND are equally valuable for the business. They optimize for their business outcomes, align their product strategy to these goals, and prioritize working on that will help develop those products into sustainable drivers of growth.
One of the conditions of a Team is continuous coaching. This is to enable the team to become high-performing and well functioning. Without putting time and effort into team coaching it is very hard to become high-performing as a team, and most teams need experts to support in the beginning to move beyond friction and into the phase of the structure.
The 5 Stages of a Team
1. Inclusion
The team meets and learns about the work that needs to be done and what’s expected of them. Members avoid disagreement because they fear rejection at this stage, making the leader a central role providing direction. There is a desire for order, roles, and structure.
The need of the team: All team members understand the purpose of the team and want to be part of it. Team members know and accept each other and feel accepted as a member of the team.
The leaders role: Provide structure. Make sure everyone is included. Initiate open discussions of values & goals.
Common leadership pitfalls: Analysis paralysis / Not daring to make decisions. Thinking the leader need to have all answers.
2. Friction
The team starts challenging the defined boundaries, such as process and working agreements and voice differences in individual working styles and behaviors. Team members challenge each other. Some question the team’s goals altogether. Typically, this will be a challenging phase.
The need of the team: Understanding of each other’s behavioral style and intention. Improved ability to resolve disagreement effectively.
The leaders role: Support, coach & train the team in how to keep an open dialogue. Help solve conflicts. Build trust.
Common leadership pitfalls: Picking on individuals – stay focused on ideas, not personalities. A leader that’s unwilling to compromise. A belief that the team needs conflict to advance from this stage – allow disagreement but don’t foster conflict.
3. Structure
The team has the ability to resolve disagreement and integrates their personal differences. They revisit goals and objectives and redefine structures, working agreements, roles, and processes to support them.
The need of the team: Time to work out structures within the team such as processes, goals, roles, and working agreements. Everyone feels that issues regarding ways of working that are important to them have been discussed.
The leaders role: Act as consultants when needed. Support by removing impediments outside of the team.
Common leadership pitfalls: Not taking the time to make sure everyone’s perspective is represented. Trying to get everyone to conform to the same values. Trying to find the perfect solution.
4. Performing
The team have agreement on goals and objectives and work towards them together. The team is competent in decision making and conflict resolution with minimal or no supervision. The team rapidly gains important knowledge through knowledge sharing – there’s no information hoarding. Relationships and results are equally important.
The need of the team: The team is self-managed and continuously evaluate their own performance.
The leaders role: Share responsibilities with the team. Reward initiative. Coach & facilitate individual development.
Leadership pitfalls: Expecting to not have to further improve and still maintaining high performance.
Creating a new organization from an old one is a lot about detangling and understanding what belongs where. If you have done it before, you might be able to see patterns that are helpful. Using visualization and working in a structured way, step by step, and involving the people in it are some helpful ways of working.
Just as always in the complex domain, you are better off not using good practices (the same solution as others). By going by it in an experimental way, step by step, you can more safely find good solutions based on design principles and patterns.
When thinking of it you might realize that it actually is pretty similar to building great products that customers love – based on a legacy system. So why not use similar ways of working?
When are starting out we need to see what we currently have, and even that is a complex endeavor. To get that shared picture of the current organization you can use different techniques, and usually, a good mix is needed. In this post, we will look into how you can map up current teams, products, and customer journey, and the state of the systems and start to see what teams might take ownership over what is a step-by-step approach.
Products and Services
As a start, you can start together to map up the products that your customers pay for. Those are what we commonly call products in an Agile organization. This is where some money is exchanged, and if it is on a monthly basis, it might then be a service.
Below you see an example of the overall products and services mapped out, for both B2B and B2C. There is no need to make this any fancier than this. If you might understand later that you actually have some more products, you can easily add them then if you create a scalable system.
The retrospective is the improvement engine in the Agile team. It gives the team a structured way to inspect and adapt, making continuous improvements in their processes and ways of working. It is often done once every sprint when working in Scrum, or every second week when working in Kanban. But it could also be held at the end of a bigger project with everyone involved, or once every quarter across all Agile teams and stakeholders depending on what you want to improve. The purpose is to uncover what is working well that you should do more of, and what could be improved next to make the team even better. That is why it is the by far the most important ceremony and should be guarded and never down-prioritized.
In the retrospective, the team focuses on what worked well and what could be improved during the last sprint. There are many different ways to facilitate a retrospective and if you search for “Agile Retrospective” you get more than 2 000 000 results.
It is traditionally the Scrum Master who is responsible for improving the team’s process and creating a well-functioning and high-performing team, and thereby to facilitate the retrospective. A skilled Scrum Master can pick the right type of retrospective depending on the maturity of the team and whatever issues the team has to deal with at the moment, making sure all voices are heard and facilitating it in a way that enables the team to come up with the improvements and actions needed to make adjustments and experiments in the next sprint.
Usually a retrospective for a 2 week sprint is a 1-2 hour workshop. If you are conducting a big retrospective for many teams or for a longer period of time, you might want to add more time – and also do some more preparations beforehand, but a common sprint retrospective is usually covered in 1-2 hours with no more preparations than for the Scrum Master to plan the facilitation and invite all participants.
The 5 phases of a retrospective
Retrospectives are usually built up by five phases, with different flavors of facilitation:
Setting the stage
Collecting and mapping data
Prioritization
Ideating and coming up with what actions to take
Closing the retrospective
Make sure to make space for the improvement work in the team’s daily work
The actions from the sprint should be taken, or started, during the next sprint. And it is up to the team to decide who will do what, just like any other task on the sprint board, it is not the Scrum Master’s job to implement the improvements.
The best way to make this happen is usually to put each action in a story and to put it up on the Scrum or Kanban board along with the rest of the work- these are improvement stories that should be in every sprint. If some of the problems are impossible for the team to solve by themselves, the action should be brought to someone who can help. Some teams have a so-called “Scrum of Scrum” where all Scrum Masters meet up regularly to share their improvement areas and the actions that they need support with, or you could use a “Management Action Door”, where all teams put up actions that they need help with and meet up with people who can help on a regular basis to make it happen. You can probably figure out more ways to make it happen, what is important is that the environment for the team can be improved also with support from outside their own possible mandates and capabilities.
Tip:
If your team has a working agreement you ask them to bring it to the retrospectives, to reflect on how well they are following it and if it is helping the team to work well together. If your team doesn’t have one, spend 15-20 minutes on your first retrospective to create it.
For good or bad, the pandemic, has transformed the way teams work around the world. Only a fraction of organizations has all employees back at their offices, while the biggest part is either having employees back in the office a few days a week or having them work remotely 100%. Some have even decided to expand their recruitment abroad. The positive side is that we are now more used to remote working and we have a broader toolbox to make us feel closer despite the distance. But on the flip side, we now have to face a new set of challenges both from the long-term remote working and the mix of onsite and remote work… How can we get the same ownership, engagement, team bonding, and awareness while working from our bedrooms or maybe from the other side of the globe?
The purpose of this poster is to create more awareness of those challenges and enable some reflections in the form of simple tips to try. After all, there is no solution that fits all and the effects are very different from team to team or company to company.
Hybrid Teams are those teams that are either fully remote team, or that work sometimes in the same office and sometimes remotely. It is very important to separate the “types” of those hybrid teams because they have different characteristics and their setup creates different needs and challenges.
Distributed sub-teams are those where we have people working in different offices, say for example a team that is divided between 2 locations, like half the team in Sweden and the other half in Germany. This is challenging for team growth as the team will naturally split into sub-teams and might never feel like one entity. It is important to focus on team-building activities and even sharing working work across sub-teams.
Partially dispersed teams are those where the main team is working from the same location but perhaps one or two people are working from some where else. This is not the best setup as it can make those people feel as if they are outsiders, and the level of inclusion will drastically reduce. In this case, it is important to balance the participation and contribution of everybody to make sure that even those joining remotely can feel part of the team.
Fully dispersed teams are those teams with people joining from different locations. Even if it might seem the most challenging setup, this is actually better than the others types of hybrid teams when it comes to team development and team dynamics, because everybody is sharing the same situation. It is, of course, challenging to create that deep trust and deep bonding as the members do not have usually many chances to meet us.
The User Story Map is a simple and yet powerful way to visualize the story about how the users are using your product or service – and to build the right thing.
It is simple because it offers support to move quickly from understanding the user and their problems – to building and shipping the product, and it can be done just with sticky notes on a wall, or in simple digital tools.
It is powerful because it tells a story, it gives context to the user story and it gives a clear overview of the backlog and what we need to build to be able to support the user scenarios over all relevant touchpoints. It also supports collaboration and both horizontal and vertical slicing.
I am forever thankful to Jeff Patton who is the creator of User Story Mapping and from who I learned it from about 13 years ago or so. Without it I don’t know where I would have been today. It has been one of the most valuable methods for me to enable deliveries of great user experiences although in very complex domains, real deadlines (like sports events that happens when it happens) with one or up to +20 teams 🙏
It is a living, transparent, and value-based backlog that support the Product Owners and teams to find thin slices to release that create real value based on user scenarios, and not features. If you are looking to become a value and product-driven organization, this tool offers a lot of support.
It might not come as a shock to you that the User Story Map is the most common tool used for Agile product planning with one or several teams. Jeff Patton invented it and brought it in as a major part of the CSPO (Certified Product Owner) training when he first created that many years ago for Scrum Alliance. Jeff Patton, with a background in UX and design, has been a great force in Agilizing customer-centric ways of working and finding ways to connect it in a natural way to Scrum and product teams.
User Story Map Concepts
A user story map tells a story about a type of person doing something to reach a goal. Make sure to include them in your map along with a little information about them. Try using lightweight personas or roles to describe your users.
As we explored in our previous post, people driving innovation and creativity think and work differently. Research has shown that within Science, Technology, Engineering and Mathematics (STEM) industries, there’s a higher than chance representation of autistic people and people with elevated autistic traits, or what Cambridge researchers call “systems thinking minds”.
Orienting themselves to concrete facts instead of context, they analyze information from the physical senses using objective logic and prefer evidenced-based approaches. Such individuals can be easily misinterpreted as “arrogant”, “aloof”, or “not a team player”, which often runs counter to the common notions of what makes a good employee… and can set them up to fail.
These differences need to be destigmatized and normalized because neurodiversity is the new normal.
Below are actionable strategies that you can take to help to unleash the brainpower of your neurodiverse talent and overcome the misinterpretations, assumptions, and differences that often sabotage their careers. They’ll help you to ensure high performance with a big heart.
You’ll find the strategies organized according to the three implicit expectations I shared in my past post along with real-life examples: the Mind Reading expectation, the Focus Fallacy, and Seeing the Forest for the Trees. The strategies shared were written in partnership with someone who is on the spectrum so are expressed from that perspective.
These questions can give you an idea of what a well-functioning Agile team looks and feels like. If you are a newly formed team you can see the questions as a benchmark for the future and continue to revisit them as a team, as your Agility grows.
These questions can be discussed and answered in combination with the Team Maturity questions.
Why self-evaluation matters
There is a reason teams should evaluate themselves, and not be evaluated. If the team takes responsibility for their own progress and improvement, they also take ownership of evaluating their own performance. If someone else would use their data to compare teams across the organization, or to perhaps set salaries, then it would not be a safe place anymore and people and teams would not dare to show any flaws, and improvement would, therefore, be impossible.
Welcome to a 4-Part series on FLOW! This post is an introduction along with key reflections.
What is Flow
“Flow” refers to the flow of customer value through an organization, from customer request to value delivery. It’s the work flowing through the Product Development process through market release and beyond.
Why Flow Matters
Flow is the secret sauce for delivering maximum value to users in the shortest possible time. By optimizing flow, you’ll be able to take control of your workflow and more quickly (and continuously) adapt your product strategy and development processes. The right solutions and Ways-of-Working will be identified faster because feedback loops will become shorter.
Focusing on flow sets you free to manage the system, not the people. Instead of managing people and optimizing for business and resource efficiency, you can focus on managing and optimizing flow. This is a powerful way to “Manage the System and not the People”. You will be free to co-create an organizational context where all aspects of the work can move together in a way that balances both flow and resources.
How Agile Leaders Optimize Flow
Agile leaders optimize flow through iterative and incremental organizationalchange. They use Lean Agile practices to put into place structures, processes, and ways-of-working that will ensure the flow is as smooth as possible without disrupting other organizational activities. Their goal is to reach the optimal flow efficiency and delivery of value with minimal waste.
Agile leaders make it safe and economic to work in small batches. They move away from large batches of work delivered in projects and move towards small batches of work delivered continuously. The result is shorter lead times, higher quality, lower risk, and lower costs.
A CEO once said that he did not ever again want to see the company miss a chance with the customers just because the marketing department did not have the budget to market a new product that emerged from customer feedback. Having everyone aligned around the customer, working cross-functionally, and being able to shift focus as ONE organization to join in the dance is becoming a competitive advantage.
Traditional budgeting and financial steering do not work well with Agile Ways of Working and it does not support the strategic flexibility that we often need in today’s VUCA-world. Based on the Beyond Budgeting principles and inspired by the practices more dynamic ways of handling the financial side of the business have started to emerge that in a better way enables agility in the organization.
Getting started by separating the processes
When moving from traditional budgeting to dynamic budgeting, most organizations start with separating the budgeting process into three different parts: target, resource allocation, and prognosis. The reason for this is that they are all different numbers, and we need to be able to optimize each process to become more dynamic.
Separation like this enables us to start to elaborate and improve each of these different parts. We always want to make sure to make our processes event-driven – and not calendar-driven.
Impact Goal
We want to make it:
Instead of fixed goals, we set impact goals that enable us to look for different solutions and work outcome-based instead of output-based.
Inspiring and brave
VUCA robust
Objective – expected impact
Not in detail, hypothesis are good
Here we can start to experiment with different ways of working with goals. Some organizations try and like Objective and Key Results, OKRs, others might like Compay Bets and Team Missions better, and some might find their own way based on the principles (see more in the Agile Management part about this).
There are no one-size-fits-all, but rather you have to look at the context, culture, and nature of the business to see what fits and dare to experiment and try different ways of improving both autonomy and alignment. The ultimate goal should probably be that we do the right things and that we can change the plan in a good way based on new insights.
Target Group:Alla som arbetar med HR och personalfrågor - HR-chefer, HR business partners, HR-specialister, linjechefer, verksamhetschefer, konsultchefer.
