Bakgrund
Kungliga Operan är Sveriges nationalscen för opera och balett och det har den varit sedan 18 januari 1773. Verksamheten har i dag ca 552 anställda och bedrivs i Operahuset i Stockholm samt i Gäddviken där man har alla verkstäder.
Det är en stor och komplex operation att planera verksamheten på Operan med mycket information som ska hanteras över lång tid – en planeringshorisont på 5 år med många inblandade i flera steg av planerings- och produktionsprocessen.
När Operan hade fattat beslutet att gå över från manuella och spridda planeringsverktyg utan gemensamma lagringsutrymmen som såg olika ut på olika avdelningar till ett standardsystem så tog Camilla Högström, IT chef på Operan rodret som projektledare för upphandlingen av det nya systemet. Camilla kontaktade mig under sportlovet för att höra om jag trodde att det var möjligt att kravställa utifrån verksamhetens -och användarnas behov och vara klara med kravställningen innan semestern. “Självklart!” svarade jag och undrade lite varför det skulle behöva ta så lång tid.
Effekter och KPIer
Vi startade med att tillsammans med styrgruppen sätta vilka effekter man ville uppnå med implementeringen av det nya systemet. Det resulterade i ett antal effektmål med mätbara KPIer. Därefter tog vi gemensamt fram vilka de olika målgrupperna för planeringssystemet är och en hypotes om vilka deras största behov skulle kunna vara. När allt detta var prioriterat och klart fick vi ett godkännande av styrelsen och kunde fortsätta vårt kravarbete.
