Vad är det egentligen som försenar leveranser? Vad är det som gör att vi planerar att en leverans ska ta en viss tid och sedan tar det 3-5 ggr så lång tid att få dem? Är den största boven att människor inte gör det de ska, att de inte är tillräckligt produktiva? Är det att vi är dåliga på att planera och måste bli ännu mer detaljerade?
Nej, det handlar ofta om helt andra saker. Det vi försöker lösa är ofta komplext och vi kan inte planera oss till hur det ska göras, vi måste prova oss fram och då blir planer snabbt obsolita. Människor är inte heller problemet, utan de jobbar på så gott de kan men det finns andra bovar som påverkar oss i väldigt stor utsträckning.
Ladda ner canvasen som PDF helt gratis >
De största bovarna för försenade leveranser är
- Köer
- Batch-storlekar
- Variation
- Task-switching/Multitasking
- Överlämningar
De här är de vanligaste anledningarna till att våra leveranser försenas och människor blir frustrerade och stressade. För om systemet är uppsatt så att köer bildas, vi jobbar med stora batchar, många variationer, vi tvingas task-switcha ofta och överlämna saker vidare till andra, så är det svårt även för den som gör sitt bästa att komma i mål. De flesta organisationer drar igång med flera initiativ samtidigt, vilket tvingar in folk i både task-switching, bygger upp köer och skapar variationer. Dessutom jobbar folk i silos, vilket gör att vi får en massa överlämningar mellan människor, team osv. och även här tvingas folk till att task-switcha och köer bildas.
Jag ska förklara dem en och en, och mer ingående varför de försenar leveranser och gör prognostisering svårt.
Köer
Vi börjar med köer. Köer kan ta olika form. Det är lätt att se när folk köar i en affär, eller på motorvägen, men det är svårare att se på köer av information som en kö. En backlog är defacto en kö – av en massa olika resultat som vi vill uppnå, kunders behov som vi behöver tillfredställas, precis som en lista med aktiviteter att utföra också är en kö.
Problemet är att folk inte inser att det är en kö. Hur gör vi när köer uppstått? Jo i butiken krävs det att vi öppnar fler kassor för att bli av med köerna. På motorvägen när det skapats köer pga olyckor så krävs det att vi leder om trafiken på andra vägar för att bli av med köerna. Då kan vi fundera över – hur gör vi med en backlog som växt sig för lång? I de flesta fall görs ingenting skulle jag säga. Ofta fortsätter den bara att växa och växa, och de som ska hantera den hinner inte utföra arbetet i samma takt som backlogen växer. Då har vi skapat en kö. Köer bidrar till de största förseningarna och ger ofta upphov till långa väntetider. Köer gör systemet oförutsägbart och de bildas alltid. Se bara på motorvägen hur köer bildas pga olika variationer i körstilarna. Någon kör fort, andra bromsar in häftigt, någon kör ut plötsligt, andra kör långsammare osv.
Nyss sa jag att köer hanteras genom att öppna flera kassor eller leda om trafiken och det krävs på grund av att när vi väl skapat en kö så blir vi långsammare. Det är lätt att se på motorvägen när alla bilar kryper fram, eller om man tittar på kunder i affären som får vänta orimligt länge på att betala för sina varor. Så vill vi att teamen ska bli snabbare så håll backlogen kort. Ta bort det som inte behöver göras. Då kan du hålla ett bra flöde i teamet. I varje system finns en gräns för när vi bibehåller ett högt flöde. När gränsen är nådd och köer bildats så har också genomströmningshastigheten sänkts. Det innebär att hastigheten kommer att fortsätta vara låg och stanna i det läget om inte kön töms. Ofta halveras hastigheten som teamet skulle kunnat ha. När kön är tömd får man experimentera och se var begränsningen är för när flödet går ned för att hitta flaskhalsen.
När vi prognostiserar brukar vi inte ta med köer som en faktor, men om någon frågar dig när du tror att du kommer hem från jobbet så brukar vi ofta titta på klockan och säga “den är halv 5, så det lär vara köer, så jag kommer nog hem först kl 18”. Här ser vi tydligt att leveranstid kan förutses genom att det har bildats köer i systemet. När vi utför arbete måste vi leta efter köer mellan team, mellan arbetsstationer, backloggars längd osv. Då kan vi se till att eliminera dem i så hög utsträckning vi kan för att komma i mål fortare.
Batch-storlek
Batchstorlek är en annan sak som spelar stor roll. Att reducera storleken på det som ska göras gör det mer förutsägbart. Små saker har små variationer, stora saker stora variationer och vi vill ha så få variationer som möjligt för att göra saker förutsägbara.
Vad menar jag med det? Jo, om jag ska ändra ett textstycke i en text så är det en liten batch, ganska förutsägbar utan någon större variation. Jag vet exakt vad som ska ändras, jag behöver bara göra det. Om jag istället ska skriva en forskningsrapport som flera olika forskare ska granska och godkänna så är det en stor batch, som är mycket svårare att förutsäga hur lång tid det tar och när jag är klar. Vi har helt enkelt många faktorer som påverkar här som inte är så förutsägbara. Tex så vet jag inte hur min text kommer att uppfattas av alla olika forskare som ska granska den, om den anses innehålla rätt parametrar, om all text ligger i rätt ordning och är rätt uppbyggd, om forskningen anses tillräckligt välgrundad, etc.
Att batchstorlekar spelar roll kan vi också lätt se när vi tex försöker gissa hur lång tid det tar att springa 400 m jämfört med att gissa hur lång tid det tar att springa 1 mil. Om vi ser 400 m som en liten batch, så kommer variationen inom vilken jag och andra personer lyckas springa 400 m på, vara mindre än den variation som blir när jag gissar hur långt tid det tar att springa 1 mil på.
Ju mindre batchar vi delar in vårt arbete i, desto mindre variationer kommer det att bli och mer förutsägbart. Därför styckar vi upp vårt arbete i mindre delar som fortfarande är värdeskapande för våra kunder.
Variationer
Variationer gör att det kan bildas köer i flödet som i exemplet ovan med olika körstilar. Någon stannar nästan upp vid möte med andra trafikanter, andra kör ojämnt, några kör om snävt och den omkörda bilen får bromsa in osv. Det dyker upp vägarbeten eller andra hinder på vägen och hastigheten måste sänkas. Så skapas variationer i trafiken.
På samma sätt skapas variationer (och köer) när vi har överlämningar mellan olika stationer och vi inte vet när var och en kan ta arbetet vidare. Arbetet stannar upp ett tag, påbörjas vid okänd tidpunkt. Det här gör det svårt att förutsäga prognoser för när det ska bli klart.
Vi försöker förhindra de här variationerna genom att hantera köer, skapa tvärfunktionella team med all nödvändig kompetens i, låta bli att task-switcha genom att arbeta med ett inititativ i taget, och arbeta med små batchar genom att stycka ned saker i små men fortfarande värdefulla delar för kunden.
Task-switching
Att ha fokus ökar flödet med 100% till skillnad från när vi task-switchar. Dessutom tappar vi kunskap när vi växlar mellan olika saker hela tiden. Det här räknar vi såklart inte med när vi prognostiserar. Vet du om att när du växlar mellan 5 olika saker så kommer du att lägga mer tid på själva omställningen från en sak till en annan än du gör på faktiska jobbet?
Vi har någonstans lärt oss att det är fint att ha mycket att göra, när det i själva verket gör att vi inte kommer framåt. Multitasking eliminerar produktiviteten. För att avbryta det man håller på med för att svara i telefonen eller kolla vad någon skrev i slack eller mailen ökar den tid som krävs för att avsluta ursprungsuppgiften med 25% för varje gång. Forskning visar också att multitasking försämrar vårt fokus, minne och inlärning. Dessutom ökar stressen när vi gör flera saker samtidigt och sjuktalen har skjutit iväg ofattbart de senast åren pga stress. Vår hjärna är inte gjord för att på ett effektivt sätt växla mellan olika uppgifter. Det blir lättare att göra misstag. Mailet kanske går till fel mottagare fast det var konfidentiellt och sms:et om den jobbiga svärfadern kanske gick just till honom… Att göra en sak i taget och ägna den full uppmärksamhet kommer att göra att vi går i mål mycket fortare och att vi mår bättre. Då blir det också lättare att inte skjuta upp viktiga saker och faktiskt avsluta det man påbörjat.
Överlämningar
Överlämningar mellan individer gör att vi får kunskapstapp, vi tappar ungefär hälften av informationen vid en överlämning för den vi överlämnar till är inte insatt och därav inte kapabel att ta till sig allt. Och den som överlämnar informationen har oftast gått vidare till att jobba med något annat innan själva överlämningen kan ske, vilket gör att man glömmer att informera om viktiga saker (ofrivilligt). Vi bildar ofta också köer mellan dem som ska överlämna och de som man ska överlämna till, vilket gör det hela trögt och långsamt.
För att slippa överlämningar så svärmar team kring samma jobb (svärma är att fokusera och arbeta tillsammans med samma mål). Och för att ha förmågan att svärma kring samma jobb så breddar teamen sin kompetens på olika sätt. Vi ser också till att teamet har all kompetens som krävs för att göra jobbet. Man trycker också ned beslutsfattandet i teamet så att de inte måste vänta på beslut någon annanstans ifrån för att göra teamet snabbare. Det är också viktigt att ha information transparent och tillgänglig för alla. Annars får du lägga mycket tid på tidsväxling mellan olika individer/team.
Vad gör du för att undvika dessa tidsbovar?
Canvas med 5 vanliga antimönster som försenar dina leveranser
Ladda ner canvasen som PDF helt gratis >
Källa: Poppendeck, Mary, Implementing Lean Software Development, Poppendeck LLC, 2007, Kö-teori forskning Littles sats, Tony Schwartz och Catherine Mc Carthy samlingsvolym i Harward business review om multitasking
