Dandy People > Blog > Agile Procurement

Category: Agile Procurement

INTERVIEW: Agile procurement in a nutshell

Written by

This is an interview between Mia Kolmodin and Mattias Skarin on the basics of Agile Procurement and Agile Contracting.

Topics discussed

– When should you use Agile procurement?
– What are the different steps in an Agile procurement?
– How do you Agilize the process?
– Are there any successful examples?
– What are the most common pitfalls when getting started?
– How do you get started?

The founders of agilakontrakt.se

Mia and Mattias are the founders of agilakontrakt.se and on this website they have for about 5 years collected good examples and created tutorials and guides in order to support the agilization of the procurement process in Sweden.

They have also set up several conferences in the Nordics on this topic and hosted a network that meets 4 times a year and shares experiences to grow new capabilities within the public and private market in Agile procurement. Anyone is free to join this network, you find it on the website.

Here they have gathered the existing content in English: https://agilakontrakt.se/category/in-english/

Another framework won’t bring you agility

Written by

Agility is about adapting and delivering value. More and more organisations are discovering that they either need to get on the agile train or fall hopelessly behind. 

Many of them turn to frameworks to adapt agile ways of  working. But what they get is another framework that will sit  on top of  the others and cause more confusion and frustration. What they need is to focus on the real problems like organisation, leadership  and culture. I’m going to use SAFe as an example in this text (there are other frameworks trying to solve this out there but I know more about SAFe).

A framework with a clear hierarchical role chart, process arrows, planning cycles and new roles is a way of satisfying the controlling part of an organisation. And it is exactly this part that we need to remove, if we want to be truly agile. To dare go down the agile road you need trust from leaders and in many organisations that is the exact thing they are lacking. So their own fear of losing control drives them to turn to things their recognize, roles and hierarchy, processes and planning, things that are feeding the controlling needs and is satisfying their own fears.

When introducing a framework like SAFe you are forced to focus on roles and planning cycles instead of culture, organisation and leadership. To get the right people in these roles is not an easy task an one that is impossible if there are no people with an agile mindset in the organisation. When people without agile mindset take on these roles what we get is another gant chart and detailed planning that will not adapt to the changing needs of the customer.

(more…)

Beställ på rätt nivå för effektstyrd upphandling – presentation från Agile Islands

Written by

Här är min presentation från konferensen Agile Islands på Åland om hur man beställer på rätt nivå för att möjliggöra en Agil leverans.

Agile Islands anordnas av privata Agila företag på Åland, deras gemensamma vision är att Åland ska bli ett Agilt samhälle. På konferensen hade de även bjudit in politiker, offentlig sektor och andra från näringslivet.

Jag beundrar verkligen deras starka visionära ledarskap och förmåga. Ett väldigt trevligt och lyckat event. Tack för att jag fick vara med!

Undrar du om man kan upphandla Agilt inom LOU? Här har du svaret på under 3 minuter (video)

Written by

Den Agila upphandlingskonferensen Lyckade upphandlingar
Den 21a februari höll vi vår andra konferens, “Lyckade upphandlingar” för att sprida ljus över hur vi kan upphandla Agil utveckling även inom LOU. Förra våren anordnade vi (agilakontrakt.se) en konferens i Köpenhamn och nu var vi i Stockholm. Vi blev ganska precis 50 taggade personer, både jurister, kunder i offentlig sektor, folk från upphandlingsmyndigheten (yes!), leverantörer och konsulter som hade samlats för att bli inspirerade, dela med sig och ta del av erfarenheter och kunskap kring Agil upphandling.

Först vill jag bara säga att anledningen till att jag engagerar mig i den här frågan inte alls är att jag kan upphandling – eller LOU, men däremot har jag lång erfarenhet av hur man med Lean UX och Agil metodik skapar digitala tjänster och produkter som löser riktiga problem, och det är den möjligheten jag vill skapa – speciellt när det gäller stora komplexa lösningar där det verkar omöjligt för många i dag att göra rätt. Jag ser år ut och år in alldeles för många upphandlingar göras i dag i Sverige där man inte ger projektet eller programmet den möjligheten, möjligheten att hitta och förstå vad de verkliga behoven och problemen är och tillsammans lösa dom. Jag har själv blivit drabbad av den typen av projekt, även lyckats vända ett par av dom till att faktiskt få arbeta Agilt och leverera värde. Men det är frustrerande, väldigt frustrerande, och väldigt, väldigt kostsamt och onödigt. (more…)

Se filmen om upphandling som ger mer “Bang for the Buck”​ i offentlig sektor

Written by

Nyckeln till en lyckad upphandling är ett Agilt upphandlingsförfarande som lägger tonvikten på användarcentrerad utveckling och mätbara effektmål. Så går det tyvärr väldigt sällan till i verkligheten, är du intresserad av att veta mer ska du se filmen, och läsa bloggposten.

Jag har som flera av er säkert vet engagerat mig under ca 2,5 år tillsammans med ett par kollegor för att lyfta frågan kring hur en bra upphandling skulle kunna genomföras inom LOU för att ge möjlighet till bättre leveranser som löser riktiga problem och skapar önskad effekt. Framför allt har det här arbetet inneburit att vi har letat upp ett antal lyckade exempel från offentlig sektor där man har upphandlat Agilt och fått lyckade leveranser i tid och på budget. Det har varit svåra exempel att hitta, både på grund av att dom tyvärr är alldeles (på tok) för få, och att man tydligen inte riktigt känner sig trygg i att berätta HUR man gjorde upphandlingen.
(more…)

Så vill jag förbättra offentlig upphandling inom LOU så att nyttan blir målet – välkommen på inspirationsdag!

Written by

Talare och arrangörer av ACPN 2016

Den här posten är tidigare publicerad på Linked In.

Mitt “WHY” är att jag drivs av att möjliggöra förändring och förbättring hos organisationer, team, individer och produkter. Därför blev jag Crispare för snart 5 år sedan. Nu kan jag sedan 2014 även lägga till att jag drivs av att förändra Sverige. I alla fall hur offentlig upphandling inom LOU görs, och hur man beställer komplexa lösningar.

Dåliga upphandlingar har vi nog alla drabbats av, eller kanske även varit inblandade i. Som leverantörer med beställningar gjorda utan kontext eller tydliga mål, i verksamheten med krav på oss att “fånga alla kraven”, på den interna utvecklingsavdelningen med att försöka få ihop ngt fungerande – eller som privatpersoner i vår vardag. Varför kan vi inte applicera ett Agilt arbetssätt tänkte vi för att förbättra även detta? Och så var det lilla “förändringsprojektet” startat 🙂
(more…)

Så kan vi förändra offentlig upphandling med Agila perspektiv

Written by


Känner du igen problemet med upphandling i offentlig sektor med dyra komplexa system som inte levererar tydlig användarnytta?

Problemet är allt för vanligt återkommande i de flesta stora komplexa upphandlingar inom både offentlig och privat sektor. Vi tror att svaret finns i det Agila arbetssättet med en Agil kravställan, Agila kontrakt och Agila leveranser, där vi har lång erfarenhet. 

Grovt förenklat ser skillnaden mellan en vattenfallsupphandling och en Agil upphandling ut så här

agile procurement vs traditional

Därför driver vi en förändringsprocess
sedan ca 1,5 år riktat till offentlig sektor, där vi vill nå ut till politiker så väl som myndigheter och leverantörer. Vårt mål är att förbättra möjligheterna för myndigheter att leverera mer nytta för mindre pengar. (more…)

Why You should attend ACPN 2016 (the world’s first conference on agile procurement)

Written by

Next week on april 28th, we’re having the worlds first Nordic conference on Agile Procurement in Copenhagen!

The line up with speakers is extremely interesting. We have real cases from from Denmark, Finland and Sweden where Agile Procurement and Agile Contracts has been used with successful results. With a lot of the cases in the public sector. Also, there will be talks about the Agile contracts and time to mingle and talk to speakers after the sessions.

Conference on Agile Procurement
Key Learnings from the upcoming conference on Agile Procurement and Agile Contracting on April 28th, 2016.

We are starting to see a shift here in Sweden where the public sector as well as the private are starting to procure with Agile methods, but the Agile contracts are rarely being used. This makes it difficult to get the benefit from the Agile requirements process and the Agile development. What I believe is needed to change this is to give access to real success cases within the same field, and to get the lawyers to understand and wanting to try the Agile contracts. This is what the conference is all about.

I hope to see some curious Swedish government agencies on the conference getting inspired from the many great success cases from Denmark and Finland. It can be done, and it will change the outcome of so many projects.

Join us in this great event and spread the word of successful procurement and development of big complex projects!

Book your ticket here, we still have seats left!

Read the full Conference description here >

Vi behöver skifta från kravställan till behovsställan

Written by

Hur något som egentligen är så självklart kan komma som en aha-upplevelse är en gåta – även för mig som jobbar med det dagligen. För ett litet tag sedan höll jag en utbildning i upphandling och kravställning, “Certifierad Agil Beställare”, efter utbildningen sa en av deltagare att den största aha-upplevelsen var insikten att vi ska göra en bra “behovsställan” i stället för kravställan för att lyckas med upphandlingen och inte styra in på detaljerade lösningar. Det var ju så självklart! Att jag inte har sett det förut?

I den stunden myntades ett nytt begrepp – “behovsställan”.

Insikten hade hon fått genom att vi hade gjort övningar i att gemensamt definiera målgrupper med gemensamma behov, och sedan titta på vilka dom behoven var genom att göra user journeys. Insikten att vi definierar befintliga beteenden och hittar problem som utgångspunkt i upphandlingen gjorde stor skillnad i att förstå att en lyckad upphandling måste vara en upphandling som utgår från behov och löser riktiga problem för riktiga användare.

Ett skifte som många behöver göra

Ofta när jag jobbar på produktföretag, oavsett storlek, så ser jag att just detta är är ett skifte som behöver göras. Många företag fokuserar direkt på vad lösningen är genom att beskriva en detaljerad lösning, i stället för att först titta på VARFÖR och för VEM, vad är behovet och vilka problem ska vi lösa? Har vi inte förstått vad problemet är och för vem, så kan vi inte heller hitta den rätta lösningen. Det faktiska utförandet av lösningen bör ligga i teamet, och inte hos beställaren, det är dom som har kunskapen och verktygen att bygga lösningen på rätt sätt, beställaren bör fokusera på att man bygger rätt sak.
(more…)

Agila kontrakt – så vill vi förbättra världen

Written by

Föreläsning om Agila kontrakt i ALmedalenJust nu packar jag och fixar det sista inför avfärden till Almedalen, mitt första besök på den omtalade politikerveckan. Det ska bli oerhört spännande. Vad ska jag göra där då? Jo, jag och Mattias Skarin, samt Tomer Shalit, som alla brinner för att förbättra världen genom Agil upphandling med Agila kontrakt, ska prata under söndagen på talarplats Hamngatan/Korsgatan kl 10.00 – 11.00, på temat “Skapa effektiv offentlig sektor med Agila kontrakt”. Det här blir en grym avslutning på en vår med många frukostföreläsningar hos olika företag och myndigheter på samma tema, vi lyckades också få till en interpellation i Riksdagen där Statsrådet Ardalan Shekarabi (s) tog beslutet att upphandlingsmyndigheten ska utreda införande av Agila kontrakt. Vi har också haft vår första utbildning på samma tema, “Certifierad Agil Beställare”. Vi har så här långt märkt att ämnet är glödande hett, så mer kommer att komma under hösten. Här kan du läsa mer om utbildningen och anmäla dig >
(more…)

Agila kontrakt och effektstyrning – Slides från frukostföreläsning för It-chefer

Written by

I morse höll vi (Mia och Mattias) ett lyckat föredrag för morgonpigga IT-chefer och andra som hade kommit till Crisp för att lära sig lite mer om hur man kan använda Agila kontrakt för att förbättra beställningar, relationer och leverera produkter och tjänster som skapar önskvärda effekter.

Föreläsningen var ett smakprov på vad vi kommer att gå igenom på kursen “Certifierad Agil Beställare” i mars 2015. Boka din plats nu för att lära dig mer.

Vi tror att många stora företag och framför allt myndigheter har mycket att vinna på att upphandla på effekt i stället för fast scope. Vi påvisade nyttan med att fokusera på effekt och gav 5 tips på hur man kan säkerställa att rätt produkt byggs och att man uppnår önskade effekter. Vi visade också på vad forskningen säger om sambandet mellan goda relationer och samarbete och bra leveranser, samt även hur man inom LOU med hjälp av Agila kontrakt även kan undvika att beställa en lösning, man kan istället tillsammans med leverantören ta reda på vad man behöver bygga och beställa på effekt. Samt självklart ett smakprov på vilka Agila kontrakt som finns i dag.

Frukostföreläsning för IT chefer om Agila kontrakt
Vår förhoppning är att den här kursen ska ge beställare och leverantörer bättre relationer och större gemensam förståelse för processen. Vilken kan resultera i bättre produkter som skapar mer effekt för lägre kostnad. Har man gått kursen så ska man klara av att hålla en upphandling själv utan att ta hjälp av upphandlingskonsulter.

Missade du föreläsningen?
Vi planerar att hålla samma föreläsning igen i januari vid två tillfällen i samarbete med två olika webbyråer, för deras kunder. Hör av er om ni är intresserade att komma på någon av dom, eller om ni vill att vi kommer och föreläser för era kunder.

Agil kravställning av Kungliga Operans planeringssystem

Written by

Bakgrund
Kungliga Operan är Sveriges nationalscen för opera och balett och det har den varit sedan 18 januari 1773. Verksamheten har i dag ca 552 anställda och bedrivs i Operahuset i Stockholm samt i Gäddviken där man har alla verkstäder.

Det är en stor och komplex operation att planera verksamheten på Operan med mycket information som ska hanteras över lång tid – en planeringshorisont på 5 år med många inblandade i flera steg av planerings- och produktionsprocessen.

När Operan hade fattat beslutet att gå över från manuella och spridda planeringsverktyg utan gemensamma lagringsutrymmen som såg olika ut på olika avdelningar till ett standardsystem så tog Camilla Högström, IT chef på Operan rodret som projektledare för upphandlingen av det nya systemet. Camilla kontaktade mig under sportlovet för att höra om jag trodde att det var möjligt att kravställa utifrån verksamhetens -och användarnas behov och vara klara med kravställningen innan semestern. “Självklart!” svarade jag och undrade lite varför det skulle behöva ta så lång tid.

Effekter och KPIer
Vi startade med att tillsammans med styrgruppen sätta vilka effekter man ville uppnå med implementeringen av det nya systemet. Det resulterade i ett antal effektmål med mätbara KPIer. Därefter tog vi gemensamt fram vilka de olika målgrupperna för planeringssystemet är och en hypotes om vilka deras största behov skulle kunna vara. När allt detta var prioriterat och klart fick vi ett godkännande av styrelsen och kunde fortsätta vårt kravarbete.

(more…)

Shopping basket
Related Trainings
Our Trainings
Den Produkt-Ledda Affärssimuleringen
Den Produkt-Ledda Affärssimuleringen
Target Group: Exekutiv ledning, chefer och medarbetare i organisationer som vill bli Agila, samt Agila Coacher
Teachers: Mia Kolmodin, Björn Sandberg
Läs mer och boka workshop
Kontakta oss för offert