Tag: change

Experience report: Improving 300% by moving from Scrumish SAFe to Kanban

Written by

Many times we (as Agile coaches) quickly discover that the Agile frameworks used in our client organizations are deeply incompatible with…

The nature of their work
The flow of their work
Their overall organizational context
And the list goes on!

This is especially challenging when the organization has chosen to quickly scale a single framework with brute force while using a one-size-fits-all approach without considering systemic root causes to their performance issues. In my experience, this often happens when management aims to address symptoms that manifest at their flight level for immediate pain relief and inadvertently neglect to probe more deeply into systemic causes.

As a result, the teams doing the work struggle through these mandated ways of working that ultimately lead to more problems than they solve!

This blog post is about my experience when Kanban was a better fit than Scrum, the SAFe caused more problems than it solved, and the organization was afraid to let go and let teams explore what Agile Ways-of-Working works best for them.

I’ll be sharing pieces of the journey that led to a 300% improvement in Lead Time along with three key questions that can help keep you on track if you find yourself in a similar spot, which are as follows:

#1: What problem were you brought in to solve? And what Agile good practices could help?

#2: Is the problem actually the problem? Or is it a symptom of something else?

#3: If it is a problem, are the current Ways-of-Working helping or hindering? What does the nature and flow of work tell you? What about the organizational context?

This blog post is structured according to those questions where I share the success story that came from carefully answering each one. Hopefully the article will be helpful resources if you find yourself navigating through the same murky waters!

#1: What problem were you brought in to solve? And what Agile good practices could help?

Like most Agile Coaches, I started by seeking to understand the measurable problem I was brought in to solve. And because the client wanted quick results, I also looked for what Agile good practices might help to secure some early wins.

In the specific experience I’m drawing upon for this blog post, this was, “We need to improve this department’s predictability to at least 80%”.

The landscape

The teams were using Scrum in a SAFe set-up based on a decision 5 years ago to centralize everything Agile under one big SAFe roof. Managers and stakeholders seemed to like using PI planning as a really large batch transfer that happened every 3 months. The outcome amounted to quarterly Gantt charts from each team detailing at a User-Story level how they intended to work on the massive influx of work items the business pushed onto them to complete. Although stakeholders actively invited the Product Managers and Product Owners “to say no” to taking on more work then they could handle, during my interviews I learned that the unspoken cultural norms made it very unsafe to do so.

What the data showed

Team interviews and high-level value stream maps indicated that, like most organizations, the teams were flooded with work due to a push-based system, features were bundled into projects creating very large batches, and there was a lack of prioritization due to minimal program or even backlog management. The result was a push-based system that was “going through the motions” of Lean Agile but not experiencing the benefits.

Although Scrum is a pull-based system, it wasn’t being used in that way. To get the system heading back into the right “pull-based” direction, I recommended we start with some known good practices for balancing capacity with demand and optimizing flow, such as unbundling features from projects to work in smaller batches, practicing regular backlog refinement, implementing clear definitions of ready and done, and implementing some good program management practices that include prioritization.

I also recommended that we work on creating T-Shaped team members so work wouldn’t grind to a halt if people were sick, on holiday, or chose to leave the team.

T-shape that describes how to form teams consisting of members with expert knowledge together with members with good enough knowledge of the issue.

What I did not expect

Although the Agile Coach and Product leadership team agreed with my assessment and recommendations, which I expected, the team-of-teams did not! They were firm on their stance that adopting such practices would not address the root cause to their pain points. Moreover, they disagreed with management’s assessment that they have a predictability problem.

As a coach, this was interesting territory. I was brought into drive change in a team that believes no change is needed and doesn’t agree with the measures used to gauge their performance.

After a few honest discussions with the team, I found myself asking the following question:

#2: Is the stated problem actually the problem? Or is it a symptom of something else?

(more…)

Lärdomar från att ha utvecklat dynamiska och flexibla strukturer för framgång på ATG

Written by

Sofia Hedlund

Av Jenny Jernberg & Sofia Hedlund

För dig som upplever att:

din organisation har utmaningar att säkerställa rätt beslut och prioriteringar för alla samlade produkter och team (helhetsbilden)
din organisation har svårt att se om affärskrav faktiskt kan realiseras
det är svårt att få till en ekonomistyrning där produkten hamnar i fokus
ni har svårigheter att få till ett rullande strategiskt planeringsarbete
er förflyttning från projektorganisation till produktorganisation har stannat av.

Om du känner igen dig, vill du nog fortsätta läsa hela caset där ATG delar sin resa mot att kunna möta upp omvärldens förändrade krav. Här har en mer effektiv och tydligare produktstyrning med produkter, affärsutveckling och team i fokus skapat förutsättningar för ännu högre konkurrensförmåga att erbjuda världens bästa spelupplevelse på en konkurrensutsatt spelmarknad.

Inledning

Den här resan började egentligen för flera år sedan. Många nuvarande och tidigare medarbetares insatser och engagemang har varit avgörande för att ge ATG rätt möjligheter och förutsättningar att vara där man är idag. Den här populärvetenskapliga fallstudien (i bemärkelsen att på ett lättsamt och förenklat sätt beskriva medarbetares upplevelser av förändringsarbetet) avser att beskriva vilka hinder, strategier, tillvägagångssätt, nya strukturer, lärdomar, framgångsfaktorer och effekter man har önskat samt uppnått.

ATG har vuxit under flera år i både affärsrelaterade produkter och kanaler, vilket skapat större grad av komplexitet internt i beroenden och koordinering. Detta har upplevts som hinder för att göra en större förflyttning. Det fanns tidigt en önskan och strävan att ta nästa steg till en effektivare och tydligare
produktstyrning som skulle bidra till ATG:s vision och mission och man ville göra det med en strategi som grundade sig i agila arbetsmetoder. Produkterna och affärsutvecklingsprocessen utgör kärnan i ATG:s konkurrenskraft som måste fortsätta förbättras för att bibehålla konkurrensförmågan. Omvärlden förändras allt snabbare. Kunder, partners, och myndigheter skapar både nya krav och affärsmöjligheter vilket skyndsamt behöver bemötas.

De nya strukturer som vuxit fram det senaste året har skapat en stabil grund som redan har satts på prov i hur man kan hantera förändringar tvärs hela organisationen på ett mycket mer effektivt sätt. Avsikten är att beskriva hur ATG har byggt en förmåga genom en styrmodell för att kunna hantera och ge stöd till förändringar på ett strukturerat sätt. Förut kunde ett nytt krav eller initiativ som krävde snabb prioritering inte ge oss samma förståelse för hur det slår på helheten, så som vi försöker få kontroll på idag. Vilket också kommer underlätta för oss att fatta rätt grundade beslut på rätt plats.

Strategi, tillvägagångssätt

För att uppnå målen om en effektivare och tydligare produktstyrning användes en strategi och tillvägagångssätt som varit grundad i enkelhet och pragmatik. Fokus har legat långt bort från verktyg och ramverk, snarare i en framväxande strategi med stöd i egenformulerade agila principer som legat
i linje med ATG:s manifest och företagskultur. Syftet har hela tiden varit att förenkla komplexa problem till hanterbara delar som en kärngruppering sedan arbetat med i kortare cykler. Kärngrupperingen, en tvärfunktionell konstellation (som vi här kallar programgruppen) av chefer med tydligt mandat och insikter i olika nödvändiga perspektiv i den kommersiella affären, ekonomiska, IT-utveckling, har gemensamt utforskat och upptäckt behov i ett kontinuerligt lärande med stöd av en Agil Enterprise coach.

En helt avgörande faktor har varit att aktivt sponsorskap i ATG:s ledningsgrupp. Under en intensiv inledande period arbetade programgruppen med små hanterbara delar som på veckobasis förde en dialog tillsammans med CFO, CCO och CIO för att få stöd i ramar och riktning. Parallellt testades de prototyper man arbetade fram genom att involvera nödvändiga kompetenser och perspektiv vilket också gav en mer proaktiv förändringshantering. Det minimerade riskerna att fatta fel beslut, missa nödvändiga perspektiv och byggde löpande ett större förtroende i organisationen.

Strategin och tillvägagångssättet har varit att mötas i perspektiven utan att förändra organisationen, vilket också minimerade en mer komplex förändringsledning. Det blev viktigare att tillämpa befintliga forum och redan etablerade hållpunkter i årshjul där agendan skruvades om, nya hypoteser och prototyper ersatte befintliga arbets-/tillvägagångssätt vilket gjorde att förändringarna blev successiva och lättare kunde justeras på vägen.

Vilka upplevda hinder och problem hade ATG?

ATG hade under flera år vuxit i både affärsrelaterade produkter och kanaler för att möta kundernas efterfrågan och hade snabbt utvecklats till ett bolag med större grad av komplexitet internt i beroenden och koordinering. Som en konsekvens uppstod behov av att hantera hinder som stod i vägen för att göra en större förflyttning mot en tydligare och mer effektiv produktstyrning. Produkterna och affärsutvecklingsprocessen är fundamentet i ATG:s konkurrenskraft. Programgruppen kunde identifiera mönster kring hur information, styrning, uppföljning och återkoppling flödade mellan en strategisk och operativ nivå men där avsaknaden av en taktisk nivå som hade helhetsbilden för ATG:s samlade produkter och kapacitet blev tydlig.

Några av de hinder, symptom och upplevda problem beskrivs här i korthet:

Tydliga affärsplaner utifrån produktstruktur saknades. Existerande affärsplaner baserades på
budgetstruktur utifrån organisationsindelning och inte efter produkter och produkt-roadmaps.
Förutbestämda initiativ och mindre inflytande nära produkterna
Avsaknad av enhetliga roadmaps som användes i det strategiska arbetet.
Roadmaps utgick från ett önskeläge som inte var förankrat i en realistisk bild
av att alla produkter och team inte kan växa samtidigt.
Glapp mellan operativ och strategisk nivå och avsaknad av
samlad bild för produkter och kapacitet (team).
Utmaningar i beslutsordningen, behov av detaljerade beslut lyftes direkt från
team/PO till ATG:s högsta ledningsgrupp utan konsekvens utifrån helhet.
Många och otydliga beställare.
Begränsad transparens vilket också inkluderar produkternas och teamens hälsostatus.
Produktägare ägde inte hela produktens backlogg utan tog ansvar för affärsmässiga fokusområden
medan IT Manager ansvarade för IT:s fokusområden. Där respektive följdes upp på mål utifrån affär
och IT-utveckling.
Otydliga kommunikationsvägar. Kommunikationen runt den gemensamma leveransplaneringen hade
inget forum att kommuniceras i. Hinder och problem gällande prioriteringar mellan teamens leveransplaner försökte man lösa mellan produktägare. I de fall man eskalerade konflikt, gick det direkt till
strategisk nivå som saknade underlag för hur enskilda beslut påverkade helheten.
Supporterande team kom sent in i planeringen vilket påverkade flödet ut mot kund.
Man hade inte haft möjlighet att proaktivt kunna vara del i planering.
Gemensamma definitioner saknades vilket gjorde att man pratade om varandra

(more…)

Chef istället för agil coach

Written by

Bodil Björnberg

Ofta när jag kommer in som agil coach för att stödja i en agil transformation har organisationen så fullt upp med det dagliga arbetet att man knappt mäktar med att tänka förändring. Förhoppningen är att den agila coachen gör förändringen åt organisationen, men om så skulle vara fallet så försvinner ju också förändringen när den agila coachen försvinner. Ett annat sätt att jobba är att göra förändringen i befintliga roller. Under åren som jag jobbade med agila transformationer som anställd, hade jag en chefsroll som plattform för förändringsarbetet. Jag experimenterade med nya former, utmanade mina kollegor, coachade mina team och utbildade både mig själv och organisationerna i det agila förhållningssättet. Samtidigt skedde förändringen.

Några nyckelfaktorer som gjorde att vi lyckades

-Management teamet som tog sig från att jobba med sina egna agendor till gemensam tavla med backlogg, retrospektiv och självorganisering utan avdelningschef. Magin började hända när alla tog in sitt individuella arbeta på den gemensamma tavlan.

-De individuella utvecklingssamtalen, som efter ett antal iterationer skedde gemensamt i teamen med respekt för både teamets uppgift och individens utveckling. Att koppla individens motivation till teamets syfte gjorde att vi kunde hitta kompetensutvecklande arbetssätt i teamen.

-Den individuellt styrda ledningen (performance management) med individuella mål och uppdrag som i stället övergick till mål för teamen, både utvecklingsteam och ledningsteam, och gemensamt ansvar för uppgiften.

-Organisationens gemensamma dag för lärande i varje sprint där alla la tid på lärande och utveckling, antingen genom att lära sig själv eller lära ut till andra. Vi hade som mål att lägga en halv dag varje vecka på lärande vilket gjorde att vi kunde ta oss framåt fortare tillsammans.

Inget av detta var lätt, det krävdes mod av oss som chefer att testa att leda på ett nytt sätt genom att ständigt justera det befintliga systemet, att centrera oss och arbeta med det mellanmänskliga för att växa individer och relationer mellan individer och lära oss att experimentera och värdera lärandet högre än det kortsiktiga resultatet.

Att engagera mig som interimschef innebär alltså att jag tar på mig samma operativa arbetsuppgifter som ordinarie chef skulle ha haft. När jag satt mig in i det dagliga, ser jag snabbt var det skaver och vilka experiment som skulle kunna provas för att ta ett steg i utvecklingen mot en mer agil organisation. Jag är då med och tar ansvar för de möjligheter till lärande experimentet medför och gemensamt tar vi sedan även nästa steg. Så småningom när transformationen har stabiliserats och förändring har blivit en del av den dagliga rytmen är det också dags för mig att kliva av interimstjänsten. När det tillfället blir kommer att visa sig, kanske faller det sig naturligt att ha en chefstjänst mindre då. 🙂

Wild Animals Agile Game

Written by

Joel Stahl

In the same way as Aesop’s Fables from Ancient Greece talked about serious matters but transferred them into the world of animals, this game lets all participants play in a friendly environment where nobody is in their ordinary job role. Instead the whole team is challenged to draw randomly selected wild animals well enough so the “customer” can guess what animal is is. The challenge can only be overcome through learning about- and improving how the team is organized and how it works. Two to three hours of laughter, serious learning and quite silly-looking animals can be expected.

The game has been used in one of the largest companies in Sweden to give hundreds of employees a “hands-on” feel for the difference between resource optimization and flow optimization. Especially counter-intuitive ideas need to be experienced to really win acceptance and nothing beats having done it yourself. It also clearly illustrates the value of small rapid improvements in a complex situation (like when working with flow) where you can’t analyze your way to the perfect solution. Sometimes groups of more senior participants try to discuss for a long time before playing another 5-min round. This results in fewer rounds being played, less reality feedback being generated, a slower learning cycle and a lower final score. The team that has the global high-score in the game is a group of junior engineers who could decide rapidly what to try next, play more rounds and thus learn quicker what ACTUALLY worked best. A healthy atmosphere of wanting to change many things compared to the original (and really bad) delivery process was certainly to their advantage too. (more…)

The Agile Team in a Nutshell Training & Toolbox – Online

Target Group: Executives, Managers, Employees, Associates. In "old" and large companies as well as smaller companies and start-ups. Organizations as well as individuals.

Teachers: Mia Kolmodin

Experience report: Improving 300% by moving from Scrumish SAFe to Kanban