Lärande en nödvändighet
Många företag ser nödvändigheten i att bygga lärande organisationer eftersom dagens samhälle ser väldigt annorlunda ut än det tidigare, och de företag som inte utvecklas i hög takt dör och försvinner från marknaden (tråkigt nog, men ja – det är den krassa verkligheten). Paradigmskiftet har tagit oss hit. Saker går avsevärt snabbare, är mer komplext och går inte alltid att förutse.
Medarbetare är den viktigaste tillgången ett företag har, utan medarbetares kunskap är ett företag ingenting. Många företag slåss om arbetskraft som har “rätt” kompetens. Problemet är att “rätt” kompetens idag inte nödvändigtvis betyder rätt kompetens i morgon. Så om vi inte bygger upp organisationer på ett sätt där lärande kan spridas, där folk kan göra nödvändiga förändringar snabbt – utan rigorösa hindrande processer och beslutsstrukturer, så kommer medarbetares kompetens att vara inaktuell och lärandet stagnera i stället för att utvecklas. Det innebär att vi inte längre kan göra skillnad på arbete och lärande.
HR har en central roll i att bygga lärande organisationer tillsammans med chefer, men hur gör man egentligen? Vad är viktiga delar att göra och på vilket sätt? Jag kommer att ta upp några tankar här.
Det startar med ett tankesätt av att allting kan göras bättre än vad det är i nuläget. Vi letar ständigt efter områden som kan förbättras, genom att vi lärt oss vad som funkar och inte i dagsläget (från verkliga data), alltid med ett helhetstänk som grund. Vi skapar både lokala förbättringsgrupper där medarbetare i team kan förbättra sitt arbete tillsammans. Utöver det behöver vi även tvärfunktionella förbättringsgrupper där man samlas för att lösa problem i processer och flöden som flera berörs av (tex folk från flera olika avdelningar) tillsammans. Dessutom finns det även behov av tvärorganisatoriska förbättringsgrupper där hela värdekedjor (end-to-end) utvecklas och förbättras i samverkan med kunder och leverantörer. OM vi lär oss tillsammans, och förbättrar tillsammans på det här sättet – i stället för i silos – så blir det lättare att göra relevanta förändringar och vi kommer ifrån suboptimering. Gör vi det ofta och kontinuerligt så får det enormt stor utväxling i organisationen som alla kan dra nytta av direkt.
Vad kan HR göra inom sin egen avdelning?
HR kan börja med att skapa agila tvärfunktionella team hos sig själva, omfamna ett agilt mindset och applicera arbetssättet, för att sedan gå vidare och utveckla HR – processerna till att stötta organisationens förmåga att skapa en lärande organisation. Alltid börja med sig själv och när den egna förmågan byggts upp, gå vidare och stötta andra i deras resa.
I många större organisationer kan HR avdelningen vara väldigt uppdelad. Några kanske har till uppgift att jobba med kompetensutvecklingen, andra rekrytering, och en tredje gruppering med organisationens vision, strategier och mål, men även flera andra uppdelningar. Det här kan leda till problem, speciellt om HR jobbar på ett traditionellt sätt med uppgifterna. Ni kanske har sett inom kompetensutvecklingsspåret att ni måste satsa på ledarskapsutveckling mot ett mer transformativt ledarskap för att möjliggöra för mer autonomi, men på avdelningen som jobbar med rekrytering så har inte de nya kraven nått fram. Det blir många gånger mycket silotänk av olika anledningar. (Silos är inte bra eftersom vi behöver samlas från olika avdelningar och roller för att lösa komplexa problem) Eller om VD vill ha en organisation som vilar på agila värderingar, men de hänger inte ihop med företagets uppsatta värderingar. Där kanske det inte finns ett ord om en lärande organisation, eller att jobba i korta cykler för att få snabb feedback och lära sig snabbt, inte heller om teamarbete för att lättare lära sig under arbetes gång av varandra.
Om HR agerar möjliggörare och tänker utanför boxen mot det invanda, kan organisationer ta sitt lärande till oanade höjder.
Jenny Persson, Dandy People
HR sitter på alla processer i organisationen som behöver förändras för att bli en lärande organisation. Hur börjar vi då, kanske du undrar? Ja, tex med att se över hur man kan förändra rekryteringsprocessen så att den innehåller mer lärande. Om du låter kandidater vara en del av att förändra rekryteringsprocessen och rekryteringen sker i ett tvärfunktionellt team bestående av tex. HR, chef, marknadsföring och medarbetare (som kandidaten potentiellt ska arbeta med), så kan alla vara en del av att förbättra processen och de steg som tas. Vi vet alla hur viktigt det är att korta ledtiden i processen så mycket som möjligt för att inte tappa potentiella kandidater, och att göra processen bra, så att kandidaten inte vill vända i dörren. Att arbeta tvärfunktionellt skapar ett stort lärande, och processerna kan förbättras mycket på kort tid med den inbyggda feedbackloopen och lärandet. Varför inte alltid låta sista kandidaten vara en del av att förbättra processen? När HR själv lärt sig att jobba mer iterativt, göra kontinuerliga förbättringar baserat på feedback, få ut saker och prova dem i verkligheten och HR internt förstått vad ett agilt arbetssätt är, är det dags att agera möjliggörare för resten av organisationen.
Eftersom HR ansvarar för så många delar – det är tex lärande och utveckling, ledarskapsutveckling, karriärvägar, kultur och värderingar, medarbetarupplevelse, organisationsdesign, affärsstrategier – så är HR involverade i en stor del av organisationens lärande. Därför finns det också många delar där HR själva kan applicera lärande och tex prova att jobba i små korta iterationer, involvera kunden (dvs. den som konsumerar ditt arbete), släppa i små värdeskapande delar, få snabb feedback och justera utifrån kundens behov. Många gånger jobbar HR själva i långa processer där de som ska använda materialet inte är delaktiga. När det sedan släpps uppfyller det inte alltid behoven, eller släpps för sent, så behovet kan ha passerat. Jag ser också exempel på där chefer gör saker för att HR “säger så” men de anser inte att det är till nytta eller att det gynnar organisationen. Det är lätt avhjälpt genom att involvera de som konsumerar ditt arbete. Genom att själva fokusera på sitt lärande bidrar HR till utvecklandet av en lärande organisation genom att man utökar vilka som involveras och ständigt anpassar själva utifrån feedback man får.
Hur kan HR stötta organisationen?
HR är i sig en supporterande roll för organisationen, HR har inget annat existensberättigande. Genom att man inom HR börjat jobba med korta feedback loppar och kan föregå med gott exempel, så kan HR också börja supportera organisationen. Det kan tex vara genom att stötta förändringar i beslutsstrukturer där inte varje medarbetare ska gå till chefen, som ska gå till sin chef osv. Det är viktigt att man möjliggör för folk att samla data själva och lösa så mycket som möjligt själva. Det kan man göra tex tillsammans med andra team (tvärfunktionella eller tvärorganisatoriska) i ett tvärfunktionellt möte istället för att lyfta problem till en chef att lösa. Om man hela tiden lämnar saker till chefsledet att lösa så utvidgas inte lärandet i organisationen och kunskapen sprids inte. Så stötta i att sätta upp de strukturer som organisationen har behov av för att bygga lärande, dela misstag och jobba tillsammans för att bygga värde. Det kan vara tex att någon från varje team kan komma till någon typ av forum för att lyfta sina hinder och se hur de kan lösa dem tillsammans, och att de faktiskt har mandat att göra det. Att folk själva utifrån sina behov kan få sätta upp och ta ned saker (såsom ett sådant här forum) utifrån sina nuvarande behov. Dvs om ett forum inte fyller sitt syfte som det är tänkt kan medarbetare själva bestämma att lägga ned det och hitta andra former för att lösa sina problem, utbyta erfarenheter eller annat som man hade en ide att forumet skulle bidra med.
Jobba med att skapa kontinuerliga lärsituationer. Hitta möjligheter till lärande. Gå in i vad som hände och ha dialoger kring det, i sina kontinuerliga återblickar (som alla team bör ha, oavsett var man jobbar i en organisation). Retrospektiv/återblickar bör inte bara göras i team, utan gärna även individuell reflektion i slutet av varje dag, likväl som tillsammans med andra berörda team.
Det är också viktigt att uppmuntra till samarbete och teamlärande, och då kommer tillit in – inget lärande utan tillit.
Skapa system som fångar lärande, det kan vara gemensamma återblickar i olika större konstellationer tex. Bemyndiga människor kring en gemensam vision. Har du visionen, och den är tydlig, så får alla en gemensam riktning att ta sig mot och på vägen mot den finns mycket lärande. Tillhandahåll strategiskt ledarskap för utveckling och lärande – blir det för operativt så berövar man människor på sitt lärande och utveckling. Leds organisationen istället genom visioner och värderingar, så finns ett stort utrymme för människor att gå samman och sätta upp gemensamma mål och strategier för att vara överens om att det är det här vi tänker oss att vi tacklar först, och vi väljer att göra det så här. I det finns ett lärande hela tiden.
Koppla också ihop organisationen till sin omgivning. Samverkar organisationen med andra organisationer så måste det finnas ett lärande även dem emellan, inte bara inom organisationen. Att skapa de här förutsättningarna kommer att stötta dig i att bygga en lärande organisation.
Vi på Dandy brukar supportera företag i att göra mätningar där man kan se förflyttningen mot en lärande organisation. Alltid roligt att se vad som händer på resan. Det finns ett lärande i att göra en mätning för medarbetarna ser vad som efterfrågas i mätningen och börjar jobba med det.
Summering
HR sitter på så många viktiga funktioner i en organisation. De är involverade i det mesta. Om HR agerar möjliggörare och tänker utanför boxen mot det invanda, så kan organisationer ta sitt lärande till oanade höjder. Så bli den katalysator som organisationen behöver! Det är omöljligt för organisationer idag att överleva utan att bli en lärande organisation! Det finns så många sätt att tänka på om man bara går ur sin egen bekvämlighetszon och organisationer idag behöver det. Hur jobbar ni för att bygga er lärande organisation? Berätta gärna!
Vill du prata mer om det här med oss, kontakta oss gärna på Dandy!
Ladda ner vår poster Agil HR i ett Nötskal som en inspiration eller ett stöd i ert arbete mot en mer lärande organisation.
